[nom]

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

[nom]

MANUEL

[nom]

[nom]

« UNE GOUVERNANCE

INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ

PLUS COMPÉTITIVE »

MINISTÈRE DE L’ENSEGNEMENT SUPÉRIEUR

ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE

UNIVERSITÉ ALASSANE OUATTARA

RÉPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE

[nom]

MANUEL DE PROCÉDURES

2019-2021

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

1

SOMMAIRE

Mot du Président ……………………………………………………………………………………………………………… · 5

Objectifs …………………………………………………………………………………………………………………………… · 7

Procédure de mise à jour du Manuel ……………………………………………………………………………… · 8

Dispositions générales ……………………………………………………………………………………………………… 9

La Présidence de l’Université ………………………………………………………………………………………… · 11

La Vice-présidence chargée de la Planification, de la Programmation et

des Relations Extérieures ………………………………………………………………………………………………… · 29

La Vice-présidence chargée de la pédagogie, de la Vie Universitaire, de la Recherche et de l’Innovation Technologique …………………………………………………… …… 39

Le Secrétariat Général ……………………………………………………………………………………………………… · 57

La Direction du Contrôle de Gestion et de la Gouvernance …………………………………………… 69

La Direction des Ressources Humaines …………………………………………………………………………… 77

La Direction de la Scolarité Centrale ……………………………………………………………………………… · 91

Les Unités de Formation et de Recherche ……………………………………………………………………… · 105

Les Centres de recherche et Institut ………………………………………………………………………...……… · 121

La Direction des Affaires Financières et des Moyens Généraux, ………………………………… · 131

Le Contrôle Budgétaire ………………………………………………………………………………………………… · 149

L’Agence Comptable ……………………………………………………………………………………………………… · 161

2

Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE » · 3

LE MOT DU PRÉSIDENT

L’Université Alassane Ouattara (UAO), à l’instar des Universités qui se veulent modernes dans un contexte mondial marqué par la compétitivité des Institutions de l’Enseignement Supérieur (IES), s’est résolument inscrite dans la Démarche

Qualité avec l’élaboration d’un Manuel de procédures.

En se proposant d’intégrer la Démarche Qualité à tous les niveaux de fonctionnement de l’Université, ses responsables entendent se conformer aux normes qui feront d’elle une Institution visible et compétitive sur l’échiquier international.

La Démarche Qualité se pose comme le mode de gestion ou le signe de la bonne gouvernance qui consiste à (d)écrire phénoménologiquement les actions à accomplir et à faire correspondre dans un emboîtement fractal le dire et le faire.

Elle signifie aussi planifier, définir les responsabilités de chacun dans la réalisation et le suivi des tâches. Elle invite à s’inscrire dans une logique de vérification et d’évaluation continues. Sursumant ce qui précède, le Manuel de procédures apparaît alors comme l’instrument par excellence qui met en lumière le triptyque Planification, Action et Contrôle.

Instrument de la Démarche Qualité, le Manuel de procédures permet à la fois de communiquer sur les méthodes [nom] applicables aux différents services, de garantir la qualité des prestations à travers le regard des usagers et de contrôler la gestion et le fonctionnement des différents compartiments de l’Institution. En effet, la mise en œuvre du Manuel de procédures permet de clarifier le circuit des responsabilités ainsi que les prestations académiques, administratives, financières et comptables des différents acteurs.

Ainsi, au regard de la complexité des services, de la diversité et de la spécificité de leurs actes respectifs, ce Manuel présentera, au-delà des dispositions générales, les actes et procédures de chaque service de l’UAO (de la Présidence à l’Agence comptable en passant par les Vice-présidences, les Unités de Formation et de Recherche (UFR), les Centres de recherche, la Scolarité, le Secrétariat général, la Direction des Affaires Financières et des Moyens Généraux et le Contrôle budgétaire).

Il va sans dire que ce Manuel de procédures de l’Université Alassane Ouattara doit permettre de formaliser clairement les procédés de mise en œuvre du Plan d’Orientation Stratégique de l’Université en mettant l’accent sur les responsabilités propres à chacun de ses acteurs, quel que soit son niveau de responsabilité.

Élaboré à partir des textes réglementaires qui régissent l’organisation et le fonctionnement de l’UAO (décret, règlement intérieur), le Manuel ne saurait reprendre in extenso les éléments déjà contenus dans ces textes. Il est à la fois le Guide et l’organon des partenaires de l’UAO, de ses acteurs et de ses évaluateurs.

Il permet de répondre adéquatement aux préoccupations que soulève la démarcha qualité : Qui fait quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pendant combien de temps et Pourquoi le fait-il ?

Conformément à l’essence d’un véritable Manuel de procédures, il a fallu faire circuler, dans tous les sens qui font sens dans l’espace universitaire, les premiers

3

Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE » · 5

jets et les différentes moutures du texte à peaufiner, mois après mois et cela, pendant dix-huit mois.

Cet exercice, marqué par des va-et-vient réticulés entre l’administration et les acteurs de l’Université, a été l’occasion d’expérimenter, nolens volens, la dialectique éristique comme moment de libération bénéfique de la parole pensante de chacun, de la technicienne de surface au Président de l’Université, de l’étudiant au Professeur. Tous, sans contrainte, sans intimidation, ont su faire entendre et valoir des voix polyphoniques qui ont permis de trouver la voie royale pour adopter le Manuel : l’égale participation des acteurs, sans feinte ni fuite en avant.

C’est l’occasion de féliciter tous les acteurs de l’Université (enseignants-chercheurs, étudiants, personnel administratif et technique) pour leur engagement sans cesse renouvelé à servir exemplairement une Institution résolument tournée vers l’excellence irénologique, scientifique et éthicologique.

L’enjeu d’un tel engagement est de :

• créer les conditions de la mise en œuvre réussie du Plan stratégique de développement de l’Institution ;
• amener / préparer les uns et les autres à s’approprier le cadre et les modes d’exécution des différentes opérations à caractère académique, administratif, financier et comptable -réunir sans heurt les conditions d’élaboration et de signature du Contrat de performance devant lier les Universités et l’État de Côte d’Ivoire.

Ce qui se joue in fine dans ce dispositif multidimensionnel, c’est d’arriver à inscrire véritablement l’UAO dans ce qui constitue, loin des simples slogans, la trame étiologique et éthico-logique de son mode d’existence : «Une gouvernance innovante pour une Université mondialement compétitive».

Prof. Lazare Poamé

4

6 · Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

OBJECTIFS

Objectif général

Permettre aux acteurs et usagers de l’Université Alassane Ouattara de disposer d’un cadre formel d’exécution et de contrôle des opérations à caractère administratif.

Objectifs spécifiques

• Amener les acteurs de l’Université Alassane Ouattara à s’approprier l’esprit du plan d’orientation stratégique de l’Université et de la Démarche Qualité.
• Développer, dans la conscience des principaux acteurs de l’Université Alassane Ouattara, le souci du contrôle permanent de leurs performances.

5

Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE » · 7

PROCÉDURE DE MISE À JOUR DU MANUEL

Un Comité de Révision est installé à l’Université Alassane Ouattara à l’effet d’examiner les demandes de révisions émanant des UFR, des Centres de Recherche, et des services administratifs, techniques et financiers.

Le Comité de Révision est composé des membres suivants :

• le Directeur du Contrôle de Gestion et de la Gouvernance ;
• le représentant de la Vice-présidence chargée de la Pédagogie, de la Recherche, de la Vie Universitaire et de l’Innovation Technologique ;
• le représentant de la Vice-présidence chargée de la Planification, de la Programmation et des Relations Extérieures ;
• le représentant du Secrétariat Général ;
• le représentant de la Direction du Contrôle de Gestion et de la Gouvernance ;
• le représentant de la Direction des Ressources Humaines ;
• le représentant de la Direction des Affaires Financières et des Moyens Généraux ;
• le représentant de chaque UFR, Centre et Institut ;
• le représentant de la Direction Centrale de la Scolarité.

La responsabilité de la mise à jour du Manuel incombe au Président de l’Université

Alassane Ouattara qui doit en être saisi par le Comité de Révision.

6

8 · Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES DE LA GOUVERNANCE

• Tenir une [nom] de Direction une fois par mois avec le Président et les responsables des directions de l’UAO.
• Produire le bilan trimestriel imprimé et relié, des activités de service. Chaque chef de service devra le mettre à disposition lors des [nom] de Direction de fin de trimestre.
• Transmettre au Président de l’Université Alassane Ouattara, un rapport établissant les performances des services administratifs, financiers et non financiers de l’Université Alassane Ouattara, tous les quarante-cinq jours. Ce rapport, établi notamment sur la base des fiches de présence, du plan stratégique de développement de l’Université Alassane Ouattara par la Cellule Interne Qualité en collaboration avec la Direction du Contrôle de Gestion et de la Gouvernance (DCGG) et la Direction des Ressources Humaines (DRH), est la référence décisive pour le calcul des heures supplémentaires de tous ceux qui émargent sur le budget de l’Université.
• Produire les PV des Conseils de Gestion et d’Université quinze jours (15) après la tenue desdits Conseils.
• Produire un rapport de mission pour toutes missions ayant fait l’objet d’un financement par l’université ou d’une autorisation.
• Recevoir et traiter les dossiers de candidatures du CAMES au plus tard le :
• 31 décembre, dans les Départements ;
• 10 janvier, dans les UFR ;
• 15 janvier, à la Vice-présidence chargée de la Pédagogie, de la Recherche et la Vie Universitaire ;
• 25 janvier, à la Commission CAMES.
• Garantir la continuité du service et l’intérim de l’AC selon les mesures règlementaires, en cas d’une absence de plus de 3 jours.
• Informer les usagers de la disponibilité de leurs chèques à l’Agence Comptable trois jours après signature des chèques.

7

Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE » · 9

II. LA PRÉSIDENCE DE L’UNIVERSITÉ

Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE » · 11

A. LES ACTES ET OPÉRATIONS

• Réception des responsables d’associations estudiantines
• Réception des Enseignants-chercheurs et Chercheurs
• Réception du Personnel Administratif et Technique
• Réception des visiteurs extérieurs
• Traitement d'une demande d'autorisation d'absence et d’une mission hors Côte d’Ivoire prise en charge par l’intéressé(e)
• Traitement d'une demande d'autorisation d'absence et d’une mission hors Côte d’Ivoire prise en charge par l’UAO
• Traitement d'une demande d'autorisation d'absence et d’une mission en Côte d’Ivoire
• Traitement des demandes de Convention ou de Protocole d’Accord
• Réception du PV du Conseil d’Université
• Réception du PV du Conseil de Gestion
• Traitement de la Prime de Recherche
• Traitement des fiches d’autorisation de soutenance de thèses de Doctorat
• Traitement des demandes d’aide et parrainage
• Traitement des préavis de grève
• Traitement des demandes individuelles de paiement anticipé
• Traitement des demandes de lettres de recommandation institutionnelles
• Production de l’arrêté portant établissement de la liste des Moniteurs
• Traitement d’une demande d’autorisation d’absence d’un agent du Cabinet
• Traitement des attestations provisoires de prise de service des nouveaux Enseignants
• Élaboration des Décisions
• Traitement des états d’heures complémentaires, supplémentaires, vacations et soutenances
• Traitement des subventions et ressources propres
• Exécution des dépenses
• Réception et traitement de courriers externes
• Réception et traitement de courriers internes
• Participation aux commissions de bourses.
• Traitement de dossiers de cotutelles
• Traitement d'une demande de sortie du territoire des étudiants
• Traitement d'une demande d'autorisation d'absence et d’une mission hors Côte d’Ivoire excédant une semaine
• [nom] de Direction
• Cessation de service
• Mutation et affectation
• Demande de mise en disponibilité
• Demande de mise à disposition
• Recrutement des agents contractuels
• Gestion des projets et conventions

9

12 · Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

B. MODE OPÉRATOIRE

• Réception des responsables des associations estudiantines Étapes Description Services/Responsables · Période/Délai compétents Identifier l’étudiant (responsable d’association) 1 · avec une fiche signée du Doyen et/ou du Vice- président chargé de la Pédagogie 2 · Recevoir et faire une première écoute 3 · Recevoir et traiter l’objet de la visite Secrétariat · Jours ouvrés

Directeur de · Jours ouvrés

Cabinet/Assistant

Le Président · Sur rendez-vous

TOTAL JOURS Jours ouvrés et rendez-vous

• Réception des Enseignants-chercheurs et Chercheurs Étapes Description 1 · Identifier l’Enseignant avec l’objet de la visite 2 · Recevoir l’Enseignant- chercheur 3 · Recevoir l’Enseignant- chercheur Services/Responsables · Période/Délai compétents Secrétariat · Jours ouvrés Le Directeur de · Jours ouvrés Cabinet/Assistant Le Président · Jours ouvrés TOTAL JOURS Jours ouvrés
• Réception du Personnel Administratif et Technique Étapes Description 1 · Identifier l’agent avec l’objet de la visite 2 · Recevoir l’agent 3 · Recevoir l’agent Services/Responsables · Période/Délai compétents Secrétariat · Jours ouvrés Le Directeur de · Jours ouvrés Cabinet/Assistant Le Président · Jours ouvrés TOTAL JOURS Jours ouvrés
• Réception de visiteurs extérieurs

Étapes Description

1 · Identifier le visiteur avec l’objet

de la visite

2 · Recevoir le visiteur

3 · Recevoir et traiter l’objet de la

visite

Manuel de procédure

Services/Responsables · Période/Délai

compétents

Secrétariat · Jours ouvrés

Le Directeur de · Jours ouvrés

Cabinet/Assistant

Le Président · Jours ouvrés/Sur rendez-

vous

TOTAL JOURS Jours ouvrés et rendez-vous

10

13

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

A. LES ACTES ET OPÉRATIONS

• Réception des responsables d’associations estudiantines
• Réception des Enseignants-chercheurs et Chercheurs
• Réception du Personnel Administratif et Technique
• Réception des visiteurs extérieurs
• Traitement d'une demande d'autorisation d'absence et d’une mission hors Côte d’Ivoire prise en charge par l’intéressé(e)
• Traitement d'une demande d'autorisation d'absence et d’une mission hors Côte d’Ivoire prise en charge par l’UAO
• Traitement d'une demande d'autorisation d'absence et d’une mission en Côte d’Ivoire
• Traitement des demandes de Convention ou de Protocole d’Accord
• Réception du PV du Conseil d’Université
• Réception du PV du Conseil de Gestion
• Traitement de la Prime de Recherche
• Traitement des fiches d’autorisation de soutenance de thèses de Doctorat
• Traitement des demandes d’aide et parrainage
• Traitement des préavis de grève
• Traitement des demandes individuelles de paiement anticipé
• Traitement des demandes de lettres de recommandation institutionnelles
• Production de l’arrêté portant établissement de la liste des Moniteurs
• Traitement d’une demande d’autorisation d’absence d’un agent du Cabinet
• Traitement des attestations provisoires de prise de service des nouveaux Enseignants
• Élaboration des Décisions
• Traitement des états d’heures complémentaires, supplémentaires, vacations et soutenances
• Traitement des subventions et ressources propres
• Exécution des dépenses
• Réception et traitement de courriers externes
• Réception et traitement de courriers internes
• Participation aux commissions de bourses.
• Traitement de dossiers de cotutelles
• Traitement d'une demande de sortie du territoire des étudiants
• Traitement d'une demande d'autorisation d'absence et d’une mission hors Côte d’Ivoire excédant une semaine
• [nom] de Direction
• Cessation de service
• Mutation et affectation
• Demande de mise en disponibilité
• Demande de mise à disposition
• Recrutement des agents contractuels
• Gestion des projets et conventions

9

14 · Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

B. MODE OPÉRATOIRE

• Réception des responsables des associations estudiantines Étapes Description Services/Responsables · Période/Délai compétents Identifier l’étudiant (responsable d’association) 1 · avec une fiche signée du Doyen et/ou du Vice- président chargé de la Pédagogie 2 · Recevoir et faire une première écoute 3 · Recevoir et traiter l’objet de la visite Secrétariat · Jours ouvrés

Directeur de · Jours ouvrés

Cabinet/Assistant

Le Président · Sur rendez-vous

TOTAL JOURS Jours ouvrés et rendez-vous

• Réception des Enseignants-chercheurs et Chercheurs Étapes Description 1 · Identifier l’Enseignant avec l’objet de la visite 2 · Recevoir l’Enseignant- chercheur 3 · Recevoir l’Enseignant- chercheur Services/Responsables · Période/Délai compétents Secrétariat · Jours ouvrés Le Directeur de · Jours ouvrés Cabinet/Assistant Le Président · Jours ouvrés TOTAL JOURS Jours ouvrés
• Réception du Personnel Administratif et Technique Étapes Description 1 · Identifier l’agent avec l’objet de la visite 2 · Recevoir l’agent 3 · Recevoir l’agent Services/Responsables · Période/Délai compétents Secrétariat · Jours ouvrés Le Directeur de · Jours ouvrés Cabinet/Assistant Le Président · Jours ouvrés TOTAL JOURS Jours ouvrés
• Réception de visiteurs extérieurs

Étapes Description

1 · Identifier le visiteur avec l’objet

de la visite

2 · Recevoir le visiteur

3 · Recevoir et traiter l’objet de la

visite

Manuel de procédure

Services/Responsables · Période/Délai

compétents

Secrétariat · Jours ouvrés

Le Directeur de · Jours ouvrés

Cabinet/Assistant

Le Président · Jours ouvrés/Sur rendez-

vous

TOTAL JOURS Jours ouvrés et rendez-vous

10

15

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

• Traitement d’une demande d’autorisation d’absence hors Côte d’Ivoire prise en charge par l’intéressé(e) Étapes Description · Services/Responsables compétents 1 · Recevoir la demande visée par le · Secrétariat DRH 2 · Analyser la demande (lettre · Le Directeur de Cabinet d’invitation et autres documents) Établir l’autorisation d’absence et 3 · le projet d’autorisation de sortie du Secrétariat territoire 4 · Examiner et signer l’autorisation · Le Président 5 · Transmettre l’autorisation au · Le Chargé de mission MESRS Retirer l’autorisation de sortie du · Secrétariat / Le Chargé de 6 · territoire signée par le · mission MESRS 7 · Transmettre copie de l’autorisation signée à la DRH · Secrétariat 8 · Faire l’archivage électronique

TOTAL JOURS UAO

Période/Délai

1 jour

1 jour

1 jour

1 jour

1 jour

1 jour

6 jours

• Traitement d’une demande d’autorisation d’absence et d’une mission hors Côte d’Ivoire prise en charge par l’UAO Étapes Description · Services/Responsables compétents Départ en mission 1 · Recevoir la demande visée par le · Secrétariat DRH 2 · Analyser la demande (lettre · Le Directeur de Cabinet d’invitation et autres documents) Établir l’ordre de mission, 3 · l’autorisation d’absence et le projet Secrétariat d’autorisation de sortie du territoire 4 · Examiner et Signer · Le Président 5 · Transmettre l’autorisation au MESRS · Le Chargé de mission 6 · Établir l’annexe financière 7 · Examiner et signer l’annexe · Le Président financière Transmettre la demande à la 8 · DAFMG pour engagement et paiement du billet d’avion et de · Secrétariat 80% des frais de mission 9 · Faire l’archivage électronique

TOTAL JOURS UAO

Retour de mission

Recevoir et transmettre les pièces

justificatives de la mission · Secrétariat/Le Chargé de

[pièce d'identité]

mission, ordre de mission et autorisation d’absence)

16 · Manuel de procédure

Période/Délai

1 jour

1 jour

2 jours

1 jour

2 jours

1 jour

1 jour

8 jours

1 jour

11

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

Examiner et signer les pièces pour 11 l’engagement des 20 % des frais de mission

12 Transmettre à la DAFMG pour engagement

Transmettre copies des documents

13 de fin de mission à la DRH et au service de provenance

14 Faire l’archivage électronique

Le Président · 2 jours

Secrétariat · 1 jour

Secrétariat · 1 jour

TOTAL JOURS 5 jours

• Traitement d’une demande d’autorisation d’absence et d’une mission en Côte d’Ivoire Étapes Description Services/Responsables · Période/Délai compétents Départ en mission 1 · Recevoir la demande d’autorisation/UFR ou Service 2 · Établir l’ordre de mission 3 · Examiner et signer la demande 4 · Retirer l’ordre de mission 5 · Faire l’archivage électronique Secrétariat · 1 jour

Le Président · 2 jours

Secrétariat · 1 jour

TOTAL JOURS 4 jours

Retour de mission

6 · Recevoir l’ordre de mission signé

par l’autorité d’accueil

7 · Effectuer la signature « Retour »

8 · Transmettre les documents à la

DAFMG pour engagement

9 · Faire l’archivage électronique

Secrétariat · 1 jour

Le Président · 1 jour

Secrétariat · 1 jour

TOTAL JOURS 3 jours

• Traitement d’une demande de convention ou de protocole d’accord Étapes Description Recevoir les projets de 1 · convention ou de protocole d’accord de la Vice-présidence chargée de la coopération 2 · Faire la première analyse du dossier 3 · Transmettre le dossier au Secrétariat des Instances 4 · Lire le projet de convention ou du protocole d’accord 5 · Transmettre le dossier au service juridique pour examen 6 · Examiner et signer le projet

Manuel de procédure

Services /Responsables · Période/Délai

compétents

Secrétariat · 1 jour

Le Directeur de Cabinet · 2 jours

Secrétaire/ Le Directeur · 1 jour

de Cabinet.

Secrétariat des Instances · 3 jours

Secrétariat · 3 jours

Le Président · 3 jours ou selon le

12

17

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

Transmettre le document signé à

7 · la Vice-présidence chargée de la

coopération et au service juridique

8 · Faire l’archivage électronique

calendrier des parties prenantes.

Secrétariat · 1 jour

TOTAL JOURS 11 jours

• Traitement du Procès-verbal du Conseil d’Université Étapes Description Recevoir le projet de PV du 1 · Conseil d’Université en provenance du Secrétariat Général 2 · Faire la première lecture du projet Transmettre le document au 3 · Secrétariat des Instances pour lecture 4 · Lire le document 5 · Transmettre le document final au Secrétariat Général pour signature 6 · Examiner et signer le document final 7 · Transmettre le PV signé au Secrétariat Général pour archivage 8 · Faire l’archivage électronique Services/Responsables · Période /Délai compétents Secrétariat · 1 jour Le Directeur de Cabinet/ 1 jour l’Assistant Secrétariat · 1 jour Secrétariat des Instances 2 jours Secrétariat · 1 jour Le Président · 2 jours

Secrétariat · 1 jour

TOTAL JOURS 9 Jours

• Traitement du Procès-verbal du Conseil de Gestion Étapes Description Recevoir le projet de PV du 1 · Conseil de Gestion en provenance du Secrétariat Général 2 · Faire la première lecture du projet du PV du Conseil de Gestion Transmettre le document au 3 · Secrétariat des Instances pour lecture 4 · Faire la lecture du document 5 · Transmettre le document final au Président 6 · Examiner et signer le document final 7 · Transmettre le document final au MESRS pour signature 8 · Recevoir le document et en faire l’archivage électronique

18 · Manuel de procédure

Services/Responsables · Période/Délai

compétents

Secrétariat · 1 jour

Le Directeur de Cabinet/Les 3 jours

Vice-présidents

Secrétariat · 1 jour

Secrétariat des Instances · 2 jours

Secrétariat · 1 jour

Le Président · 2 jours

Président · 1 jour

Secrétariat · 1 jour

TOTAL JOURS UAO 12 Jours

13

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

• Traitement de la Prime de Recherche (PR)

Étapes Description · Services/Responsables

compétents

Recevoir les états de la prime de

1 · recherche en provenance de la

DRH et visés par les UFR · Secrétariat

2 · Transmettre les états à la DAFMG

3 · Faire l’archivage électronique

Période/Délai

1 jour

1 jour

TOTAL JOURS 2 jours

• Traitement de la fiche d'autorisation de soutenance de Thèse de Doctorat Étapes Description · Services/Responsables compétents 1 · Recevoir la demande en · Secrétariat provenance de la Scolarité 2 · Traiter la demande · Le Directeur de Cabinet 3 · Examiner et signer la demande · Le Président 4 · Retirer la demande · Secrétariat 5 · Faire l’archivage électronique Période/Délai

Jours ouvrés

2 jours

1 jour

TOTAL JOURS 3 Jours

• Traitement d'une demande d’aide ou de parrainage Étapes Description · Services/Responsables compétents 1 · Recevoir la demande · Secrétariat 2 · Traiter la demande 3 · Transmettre la demande au Le Directeur de Cabinet/ DAFMG · pour · avis L’Assistant technique au regard du Budget 4 · Recevoir l’avis technique du L’Assistant/ Le Directeur de DAFMG et rédiger la · Cabinet réponse 5 · Examiner et signer la · Le Président demande 6 · Transmettre la réponse · Secrétariat 7 · Faire l’archivage électronique Période/Délai

1 jour

1 jour

1 jour

2 jours

1 jour

TOTAL JOURS 6 Jours

Manuel de procédure

14

19

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

• Traitement d'un préavis de grève

Étapes Description

1 · Recevoir le préavis de grève

2 · Lire les motivations et les analyser

3 · Transmettre le préavis au Président

pour analyse

4 · Recevoir les responsables pour

échanges et rechercher des solutions.

5 · Faire l’archivage électronique

Services/Responsables · Période/Délai

compétents

Secrétariat

Le Directeur de Cabinet/

L’Assistant · 1 jour

Secrétariat

Le Président

Secrétariat · 1 jour

TOTAL JOURS 2 Jours

• Traitement d'une demande de paiement anticipé des heures complémentaires Étapes Description 1 · Recevoir la demande avec un mot Services/Responsables Période/Délai compétents 1 jour du Doyen indiquant le montant des Secrétariat HC de l’intéressé (e) 2 · Traiter la demande 3 · Transmettre la demande à la DAFMG pour vérification du montant déclaré 4 · Recevoir la demande de la DAFMG pour décision/paiement 5 · Transmettre la demande à la comptabilité pour traitement et paiement 6 · Faire l’archivage électronique Le Directeur de · 1 jour Cabinet/ L’Assistant

Le Président · 2 jours

Secrétariat · 1 jour

TOTAL JOURS PRÉSIDENCE

5 Jours

• Traitement d’une demande de lettre de recommandation institutionnelle Étapes Description 1 · Recevoir la demande visée par le Directeur de l’UFR/Centres/Institut 2 · Analyser la demande 3 · Rédiger le Projet de lettre de recommandation 4 · Examiner et signer la lettre 5 · Transmettre la lettre de recommandation 6 · Faire l’archivage électronique Services/Responsables · Période/Délai compétents Secrétariat Le Directeur de · 2 jours Cabinet/L’Assistant Le Président · 2 jours Secrétariat · 1 jour

TOTAL JOURS 5 jours

• Élaboration de la décision de nomination de Moniteurs en début d’année Étapes Description 1 · Recevoir la liste des Moniteurs

20 · Manuel de procédure

Services/Responsables · Période/Délai

compétents

Secrétariat · 1 jour

15

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

2

3

4

5

6

visée par les Doyens d’UFR

Rédiger le projet de décision de · Le Directeur de

nomination des Moniteurs de · Cabinet/L’Assistant · 1 jour

l’UAO

Lire le projet · Secrétariat des Instances 1jour

Examiner et signer la décision · Le Président · 2 jours

Transmettre le document signé aux services compétents (SG, DRH,

UFR, DAFMG, CB, AC) et aux · Secrétariat · 1 jour

intéressés

Faire l’archivage électronique

TOTAL JOURS 6 Jours

• Traitement d'une demande d'autorisation d'absence d’un agent du Cabinet Étapes Description 1 2 3 4

5

1

2

3

4

5

6

7

Services/Responsables · Période/Délai

compétents

Maximum trois (3) jours

Recevoir la demande de l’agent · 1 jour

Traiter la demande · Directeur de Cabinet · 1 jour

Signer la demande · Le Directeur de Cabinet

Transmettre un exemplaire de · 1 jour

l’autorisation signée à la DRH, · Secrétariat

pour information

Faire l’archivage électronique

TOTAL JOURS 3 Jours

Au-delà de trois (3) jours

Recevoir la demande de l’agent · 1 jour

Traiter la demande · Le Directeur de Cabinet · 1 jour

Apprécier la demande · Le Président · 1 jour

Signer la demande · Le Directeur de Cabinet

Transmettre les exemplaires au

Secrétaire Général pour accord ou · 1 jour

rejet · Secrétariat

Recevoir un exemplaire de l’autorisation signée du Secrétariat

Général

Faire l’archivage électronique

TOTAL JOURS 3 Jours

• Traitement des attestations de prise de service des nouveaux Enseignants Étapes

1

2

3

4

Description · Services/Responsables · Période/Délai

compétents

Recevoir de la DRH les attestations Secrétariat · Tous les jours

de prise de service · ouvrés

Examiner et signer les attestations Le Président · 4 jours

Transmettre les attestations signées · Tous les jours

à la DRH. · Secrétariat · ouvrés

Faire l’archivage électronique

TOTAL JOURS 4 Jours

16

21

Manuel de procédure

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

• Élaboration des Décisions

Étapes Description · Services/Responsables

compétents

1 · Rédiger le projet de décision · Directeur de

Cabinet/Assistant

2 · Lire le projet · Secrétariat des Instances

3 · Examiner et signer le projet · Le Président

Transmettre le document signé aux

4 · services compétents et à · Secrétariat

l’intéressé(e)

5 · Faire l’archivage électronique

Période/Délai

1 jour

1jour

2 jours

1 jour

TOTAL JOURS 5 Jours

• Traitement des états des heures complémentaires, des vacations et des soutenances Étapes Description · Services/Responsables compétents 1 · Recevoir du DCGG le rapport de · Secrétariat vérification des états corrigés 2 · Analyser et vérifier les états · Le Directeur de Cabinet/L’Assistant 3 · Examiner et signer les états · Le Président 4 · Transmettre les états corrigés à la · Secrétariat DAFMG pour engagement 5 · Recevoir les engagements · Secrétariat effectués pour signature 6 · Examiner et signer les · Le Président engagements 7 · Transmettre au DAFMG pour signature du Contrôleur Budgétaire · Secrétariat 8 · Recevoir les ordonnancements 9 · Signer les documents comptables · Le Président et les chèques signés par l’Agent Comptable

TOTAL JOURS

• Traitement des subventions et ressources propres Étapes Description · Services/Responsables compétents Factures, devis, contrats et autres dépenses 1 · Recevoir les factures proforma, devis et contrats visés par le · Secrétariat DAFMG 2 · Examiner et signer les factures, · Le Président devis et contrats 3 · Transmettre les documents à la DAFMG pour engagement · Secrétariat 4 · Recevoir les engagements effectués pour signature 5 · Examiner et signer les · Le Président

22 · Manuel de procédure

Période/Délai

1 jour

3 jours

2 jours

1 jour

1 jour

2 jours

1 jour

1 jour

3 jours

23 Jours

Période/Délai

1 jour

3 jours

1 jour

1 jour

3 jours

17

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

engagements

Transmettre les engagements au

6 · DAFMG pour visa du Contrôleur

budgétaire

7 · Recevoir les ordonnancements

Signer les documents comptables

8 · et les chèques signés par l’Agent

Comptable

• Exécution des dépenses

Étapes Description

1 jour

Secrétariat

1 jour

Le Président · 3 jours

TOTAL JOURS 14 jours

Services/Responsables · Période/Délai

compétents

Factures, devis, contrats et autres dépenses

1 · Recevoir les factures proforma,

devis et contrats visés par le DAFMG

2 · Examiner et signer les documents

3 · Transmettre les documents à la

DAFMG pour engagement

4 · Recevoir les engagements

effectués pour signature

5 · Examiner et signer les

engagements

Transmettre les engagements au

6 · DAFMG pour visa du Contrôleur

budgétaire

7 · Recevoir les ordonnancements

Signer les documents comptables

8 · et les chèques signés par l’Agent

Comptable

9 · Faire l’archivage électronique

Secrétariat · 1 jour

Le Président · 3 jours

1 jour

Secrétariat

1 jour

Le Président · 3 jours

1 jour

Secrétariat

1 jour

Le Président · 3 jours

Secrétariat

TOTAL JOURS 14 jours

• Réception et traitement de courriers externes Étapes Description 1 · Recevoir les courriers en provenance du Secrétariat Général et du service courrier 2 · Faire une première lecture et un premier traitement des courriers 3 · Faire une deuxième lecture et un deuxième traitement des courriers 4 · Transmettre les courriers au Service ou à la Direction compétente, si nécessaire 5 · Faire l’archivage électronique

Manuel de procédure

Services/Responsables Période/Délai

compétents

Secrétariat · 1 jour

L’Assistant

1 jour

Le Directeur de Cabinet

1 jour

Secrétariat

TOTAL JOURS 3 Jours

18

23

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

• Réception et traitement de courriers internes Étapes Description · Services/Responsables compétents 1 · Recevoir les courriers en · Secrétariat provenance des services 2 · Faire un premier traitement · L’Assistant 3 · Faire un deuxième traitement · Le Directeur de Cabinet 4 · Transmettre la réponse au Service compétent, si nécessaire 5 · Faire l’archivage électronique · Secrétariat Période/Délai 1 jour

1 jour

1 jour

TOTAL JOURS 3 Jours

• Participation aux commissions de bourses

Étapes Description · Services/Responsables

compétents

1 · Recevoir les courriers en · Secrétariat

provenance des services

2 · Faire un premier traitement · L’Assistant

3 · Faire un deuxième traitement · Le Directeur de Cabinet

4 · Transmettre la réponse au Service

compétent, si nécessaire

5 · Faire l’archivage électronique · Secrétariat

Période/Délai

1 jour

1 jour

1 jour

TOTAL JOURS 3 Jours

• Traitement des dossiers de cotutelle

Étapes Description · Services/Responsables

compétents

1 · Recevoir le dossier en

provenance de la Vice- · Secrétariat

présidence chargée de la Pédagogie

2 · Vérifier le dossier · Le Directeur de

Cabinet/L’Assistant

3 · Transmettre le dossier au

Service Juridique

4 · Recevoir l’avis du Service · Secrétariat

Juridique dans un délai de 48 h

5 · Examiner et signer le dossier · Le Président

6 · Transmettre le dossier aux

UFR, Centres, Institut · Secrétariat

7 · Faire l’archivage

électronique

TOTAL JOURS

Période/Délai

1 jour

1 jour

1 jour

1 jour

2 jours

1 jour

7 jours

• Traitement d'une demande de sortie du territoire d’un étudiant Étapes Description · Services/Responsables compétents 1 · Recevoir la demande visée par le · Secrétariat

24 · Manuel de procédure

Période/Délai

1 jour

19

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

Doyen de l’UFR du concerné

2 · Analyser la demande (lettre · Le Directeur de Cabinet

d’invitation et autres documents)

Établir l’autorisation d’absence et

3 · le projet d’autorisation de sortie du Secrétariat

territoire

4 · Examiner et signer l’autorisation · Le Président

de sortie

5 · Transmettre l’autorisation au · Le Chargé de mission

MESRS

Retirer l’autorisation de sortie du · Secrétariat / Le Chargé

6 · territoire signée par le · de mission

MESRS

Transmettre copie de l’autorisation

7 · signée au Décanat du · Secrétariat

concerné

8 · Faire l’archivage électronique

1 jour

2 jours

1 jour

1 jour

1 jour

TOTAL JOURS UAO 8 jours

• Traitement d'une demande d'autorisation d'absence et d’une mission hors Côte d’Ivoire excédant une semaine Étapes Description · Services/Responsables compétents 1 · Recevoir la demande visée par le · Secrétariat DRH 2 · Analyser la demande (lettre · Le Directeur de Cabinet d’invitation et autres documents) Établir l’autorisation d’absence et 3 · le projet d’autorisation de sortie du Secrétariat territoire 4 · Examiner et signer les documents · Le Président établis Remettre les fiches de mise en 5 · stage hors Côte d’Ivoire à · Secrétariat l’intéressé 6 · Transmettre l’autorisation au · Le Chargé de mission MESRS Retirer l’autorisation de sortie du · Secrétariat / Le Chargé 7 · territoire signée par le · de mission MESRS 8 · Transmettre copie de l’autorisation signée à la DRH · Secrétariat 9 · Faire l’archivage électronique Période/Délai

1 jour

1 jour

1 jour

1 jour

1 jour

1 jour

1 jour

TOTAL JOURS UAO 7 jours

• [nom] de Direction

Étapes · Description · Services/Responsables

compétents

1 · Prendre l’initiative et élaborer le Le Président

projet

2 · Analyser le projet · Le Directeur de Cabinet

Manuel de procédure

Période/Délai

1 jour

1 jour

20

25

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

3 · Transmettre au Secrétaire

Général, le Projet pour · Secrétariat

rédaction, signature et diffusion des convocations

4 · Faire l’archivage électronique

1 jour

TOTAL JOURS 3 jours

• Cessation de service

Étapes · Description · Services /Responsables

compétents

1 · Recevoir le document signé par · Secrétariat

le Secrétaire Général

2 · Analyser le document · Le Directeur de Cabinet/

L’Assistant

3 · Examiner et signer le document · Le Président

4 · Transmettre le document signé

par le Président au Secrétariat

Général · Secrétaire

5 · Faire l’archivage électronique

Période /

Délai

Jours ouvrés

1 jour

2 jours

Jours ouvrés

Total Jours 3 jours

• Demande de mise en disponibilité et demande de mise à disposition Étapes · Description · Services/Responsables compétents Mise en disponibilité Recevoir le dossier cosigné 1 · (DRH et SG) du Secrétariat · Secrétaire Général 2 · Vérifier le dossier · Le Directeur de Cabinet/L’Assistant 3 · Examiner et signer le dossier · Le Président 4 · Transmettre au DRH pour imputation au DARH MESRS · Secrétaire 5 · Faire l’archivage électronique Total Jours Mise à disposition (plateforme SIGFAE) Étapes · Description · Services/Responsables compétents Structure d’accueil 1 · Demande de l’agent 2 · Accord du Chef de service 3 · Accord du DRH Structure d’origine (Université) 3 · Accord du Secrétaire Général 4 · Accord du Président Ministère de la Fonction Publique 5 · Accord du Responsable compétent 6 · Prise de Service

TOTAL JOURS UAO

26 · Manuel de procédure

Période/délai

Jours ouvrés

3 jours

Jours ouvrés

1 jour

4 jours

Période/Délai

Jours ouvrés

Jours ouvrés

Jours ouvrés

1 jour

2 Jours

Jours ouvrés

Jours ouvrés

3 jours

21

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

• Recrutement des Agents Contractuels

Étapes · Description · Services/Responsables

compétents

1 · Recevoir la liste des besoins en

personnel contractuel en · Secrétariat

provenance de la DRH

2 · Faire un traitement des besoins

3 · Transmettre les besoins au · Le Directeur de

DAFMG pour avis technique au Cabinet/L’Assistant regard du Budget

Recevoir la demande de la

4 · DAFMG pour décision du · Secrétariat

Président

5 · Examiner et signer la demande · Le Président

6 · Transmettre la demande au

Secrétariat Général · Secrétariat

7 · Faire l’archivage électronique

Période/

Délai

Jours ouvrés

2 jours

1 jour

1 jour

2 jours

1 jour

TOTAL JOURS 6 jours

Manuel de procédure

22

27

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

III. LA VICE-PRÉSIDENCE CHARGÉE DE LA PLANIFICATION, DE LA PROGRAMMATION

ET DES RELATIONS EXTÉRIEURES

23

Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE » · 29

A. LES ACTES ET OPÉRATIONS

• Gestion de courriers
• Réception de visiteurs
• Gestion des demandes d’autorisation d’absence des agents de la Vice- présidence
• Gestion des accords et conventions de partenariats
• Gestion des stages étudiants
• Planification et programmation (gestion des conférences extérieures et missions …)
• Le traitement des réponses institutionnelles aux demandes de la tutelle et des partenaires relatives à la planification, à la programmation et aux relations extérieures
• L’organisation de la participation de l’UAO aux évènements liés aux sollicitations des partenaires
• L’organisation de séminaires et ateliers
• La veille informationnelle et la diffusion des offres de stages, d’emplois, de bourses et appels à manifestation d’intérêt 11.Traitement d’une demande de lettre de recommandation institutionnelle 12.Traitement d’une demande de cotutelle

24

30 · Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

B. MODE OPÉRATOIRE

• Gestion de courriers

1.1.Courriers « arrivée »

Période/Délai

Étapes Description · Direction/ Service

compétent

1 · Recevoir le courrier · Secrétariat/ Sous-direction

2 · Faire une première lecture et un · ou l’Assistant

premier traitement du courrier

3 · Faire une deuxième lecture et un

deuxième traitement du courrier · Vice-président

4 · Transmettre le courrier au

Service compétent, si nécessaire

5 · Faire l’archivage · Secrétariat

TOTAL JOURS

1.2. Courriers « départ »

Étapes Description · Services /Responsables

compétents

1 · Prendre l’initiative du courrier · Vice-président

2 · Rédiger et corriger le courrier · Secrétaire/ Sous-direction

compétente

3 · Examiner et signer le courrier · Vice-président

4 · Transmettre le courrier · Secrétariat

5 · Faire l’archivage

TOTAL JOURS

• Réception de visiteurs

2.1.Étudiants

Étapes Description · Services/Responsables

compétents

1 · Identifier l’étudiant avec l’objet de la visite · Secrétariat

2 · Recevoir et écouter l’étudiant · Sous-direction ou

L’Assistant

3 · Recevoir l’étudiant et traiter l’objet de sa · Vice-président

visite

1 jour

1 jour

Période/Délai

1 jour

1 jour

2 jours

Période/Délai

Jours ouvrés

Jours ouvrés

Jours ouvrés

TOTAL JOURS 1 Jour

2.2. Personnels Administratif et Technique

Étapes Description · Services/Responsables

compétents

1 · Identifier le PAT avec l’objet de sa visite · Secrétariat

2 · Recevoir et écouter le PAT · Sous-direction

3 · Recevoir le PAT et traiter l’objet de sa visite · Vice-président

TOTAL JOURS

Manuel de procédure

Période/Délai

Jours ouvrés

1 Jour

25

31

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

2.3. Visiteurs extérieurs

Étapes Description · Services/Responsables · Période/Délai

compétents

1 · Identifier le visiteur avec · Secrétariat · Jours ouvrés

l’objet de sa visite

2 · Recevoir et écouter le · Sous-direction · Jours ouvrés

visiteur

3 · Recevoir le visiteur et · Vice-président · Jours ouvrés

traiter l’objet de sa visite

TOTAL JOURS · 1 jour

2.4. Enseignants-Chercheurs

Étapes Description · Services/Responsables · Période/Délai

compétents

1 · Identifier l’Enseignant-

Chercheur et l’objet de sa · Secrétariat

visite

2 · Recevoir et écouter · Sous-direction

l’Enseignant- Chercheur · Jours ouvrés

3 · Recevoir l’Enseignant- · Vice-président

Chercheur et traiter l’objet de sa visite

• Gestion de la demande d’autorisation d’absence d’un agent de la Vice-présidence Étapes · Description · Services/Responsables · Période/Déla compétents · i 1 · Recevoir la demande · Sous-direction · 1 jour 2 · Traiter la demande 3 · Émettre un avis et prendre · Vice-président une décision · 1 jour 4 · Transmettre la demande à la · Secrétariat DRH pour information 5 · Faire l’archivage électronique TOTAL JOURS 2 jours
• Gestion des accords et conventions de partenariats 4.1. Demande de partenariat émanant d’une université privée ou d’une grande école basée en Côte d’Ivoire Étapes · Description · Services/Responsables · Période/Délai compétents 1 · Recevoir la demande · Secrétariat · 1 jour 2 · Faire un premier · L’Assistant et le Service de · 1 jour traitement de la demande · la coopération 3 · Faire un deuxième · 1 jour traitement de la demande · Vice-président et fixer un RDV 26 32 · Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

4 · Avoir une séance de · Vice-présidence pédagogie,

[nom] et inspecter les · Vice- présidence relations

locaux du demandeur · extérieures, Scolarité

5 · Rédiger le rapport

d’inspection à soumettre à

l’avis du VPPRE · Service de la coopération

6 · Élaborer un avant-projet

de convention après avis favorable

7 · Valider l’avant-projet de · Vice-président

convention

8 · Transmettre l’avant-projet · Service de la coopération

à la structure demanderesse

9 · Valider le projet de · Vice-président et responsable

convention · de la structure demanderesse

10 · Transmettre le projet de

convention au Président

11 · Recevoir le projet signé

par le Président · Secrétariat

12 · Faire l’archivage

TOTAL JOURS

3 jours

1 jour

3 jours

1 jour

1 jour

2 jours

1 jour

1 jour

16 jours

NB : Durée du traitement, variable en fonction de la disponibilité des structures, notamment pour la séance [nom] et d’inspection.

4.2. Demande* de partenariat émanant d’une Université étrangère / d’une entreprise privée ou publique

Étapes · Description · Services/Responsables

compétents

1 · Recevoir la demande · Secrétariat

2 · Faire un premier traitement · Service de la Coopération

3 · Faire un deuxième · Vice-président

traitement et fixer un RDV

4 · Avoir une séance [nom]

avec la structure · Vice- président

demanderesse

5 · Élaborer un avant-projet de · Service de la coopération

convention

6 · Valider l’avant-projet de · Vice-président

convention

7 · Transmettre l’avant-projet à Service de la coopération

la structure demanderesse · ou L’Assistant

8 · Valider le projet de · Vice-président et

convention · responsable de la structure

demanderesse

9 · Transmettre le projet de · Secrétariat

convention au Président

Période/Délai

1 jour

1 jour

1 jour

1 jour

3 jours

1 jour

1 jour

2 jours

1 jour

TOTAL JOURS 12 jours

NB : La durée du traitement varie en fonction de la disponibilité des structures, notamment pour la séance [nom]

Manuel de procédure

27

33

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

4.3. Demande* de partenariat émanant de l’UAO

Étapes · Description · Services/Responsables

compétent

1 · Prendre l’initiative de la · Vice-président

demande

2 · Élaborer l’avant-projet de · Service de la coopération

convention et du projet de courrier

3 · Valider l’avant-projet de

convention et du projet de · Vice-président

courrier

4 · Transmettre le courrier à la · Service de la coopération /

structure sollicitée · Service courrier

5 · Recevoir et traiter la · Secrétariat / Vice-président

réponse

6 · Avoir une séance [nom] · Vice-président et

et valider le projet de · responsable de la structure

convention · sollicitée

7 · Transmettre le projet de · Secrétariat

convention au Président

TOTAL JOURS

Période/Délai

1 jour

2 jours

1 jour

3 jours

2 jours

1 jour

1 jour

11 jours

NB : Durée du traitement, variable en fonction de la disponibilité des structures, notamment pour la séance [nom]

• Gestion des stages d’étudiants

5.1. Gestion des offres de stages

Étapes · Description · Direction/ Service

compétent

1 · Recevoir l’offre de stage en · Secrétariat

provenance de structures extérieures

2 · Traiter l’offre · Service des stages et

insertion / Vice-président

3 · Transmettre l’offre aux UFR,

Centres et Instituts concernés · Secrétaire

pour la sélection des stagiaires

4 · Recevoir les listes provenant · Secrétariat / Service

des UFR, Centres et Instituts · des stages et Insertion

Professionnelle

5 · Traiter et transmettre les listes · Vice-président /

aux structures d’accueil · Secrétariat

6 · Faire l’archivage · Secrétariat

TOTAL JOURS

34 · Manuel de procédure

Période/Délai

1 jour

2 jours

1 jour

1 jour

1 jour

1jour

7 jours

28

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

5.2. Gestion des demandes de stages

Étapes · Description · Services/Responsables

compétents

1 · Recevoir la demande de · Secrétariat

stage

2 · Traiter la demande · Service des stages / Vice-

président

3 · Solliciter les partenaires · Service des stages / Vice-

et structures · président

4 · Recevoir les réponses des

partenaires et structures,

et les transmettre aux · Secrétariat

UFR, Centres et Instituts concernés

5 · Recevoir les listes · Secrétariat / Service des

provenant des UFR, · stages

Centres et Instituts

6 · Traiter les listes et les · Vice-président / Secrétariat

transmettre aux structures d’accueil

7 · Faire l’archivage · Secrétariat

TOTAL JOURS

Période/Délai

1 jour

3 jours

2 jours

1 jour

1 jour

1 jour

1 jour

10 jours

• La préparation des réponses institutionnelles aux demandes de la tutelle et des partenaires Étapes · Description · Services/Responsables compétents 1 · Recevoir la demande en · Secrétariat provenance de la DCGG 2 · Collecter les informations/données et les · Les Services ou Assistant traiter 3 · Rédiger le projet de réponse · Les Services 4 · Examiner et signer le projet · Vice-président de réponse 5 · Transmettre la réponse à la DCGG · Secrétariat 6 · Faire l’archivage

TOTAL JOURS

Manuel de procédure

Période/Délai

1 jour

2 jours

1 jour

4 jours

29

35

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

• Gestion des demandes de participation de l’UAO aux activités et évènements liés aux sollicitations des partenaires Étapes Description · Services/Responsables compétents 1 · Recevoir la demande · Secrétariat 2 · Lire et traiter la demande · Service de la Coopération 3 · Examiner et signer la · Le Vice-président réponse 4 · Transmettre la réponse · Secrétariat 5 · Faire l’archivage électronique

TOTAL JOURS

Période/Délai

1 jour

3 jours

1 jour

5 jours

NB : La durée de 3 jours, pour le traitement de la réponse, peut varier en fonction de la nécessité de la sollicitation ou non des UFR, Centres et instituts.

• L’organisation des séminaires et ateliers

Étapes Description · Services/Responsables

compétents

1 · Prendre la décision

d’organiser un atelier ou un · Vice-président

séminaire

2 · Faire [nom] · Vice-président

d’information

3 · Mettre en place des comités · Vice-président/

scientifiques et · Collaborateurs

d’organisation

4 · Rédiger et valider les termes · Président du comité

de référence (TDR · scientifique

5 · Transmettre les TDR à la · Vice-président

DAFMG pour avis technique

6 · Diffuser les TDR · Comité d’organisation

7 · Organiser l’activité · Comité d’organisation

8 · Faire le bilan et rédiger le · Comité d’organisation

rapport d’activités

TOTAL JOURS

• La gestion de la veille informationnelle

Étapes Description · Services/Responsables

compétents

1 · Recevoir l’offre / Recherche · Service des stages /Service

d’informations physiques et · de la Coopération

numériques

2 · Traiter l’offre et les · Service des stages /Service

informations · de la Coopération

3 · Valider l’information de · Vice-président

36 · Manuel de procédure

Période/Délai

1 jour

1 jour

4 jours

7 jours

1 jour

3 jours

Durée de l’activité

2 jours

30 jours

Période/Délai

1 jour

3 jours

30

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

l’offre

4 · Diffuser l’information · Service des stages /Service

de la Coopération/Secrétariat

TOTAL JOURS

4 jours

• Traitement d’une demande de lettre de recommandation institutionnelle Étapes Description · Services/Responsables compétents 1 · Recevoir la demande · Secrétariat 2 · Analyser la demande · Sous-direction 3 · Rédiger le projet de lettre- · Sous-direction réponse 4 · Examiner et signer la lettre- · Vice-président réponse 5 · Retirer la demande · Secrétariat 6 · Faire l’archivage

TOTAL JOURS

• Traitement des dossiers de cotutelle

Étapes · Description · Services/Responsables

compétents

1 · Recevoir le dossier en

provenance du Service · Secrétariat

Juridique

2 · Faire la lecture et l’analyse · Service de la coopération

du dossier

3 · Examiner et signer le dossier · Vice-président

4 · Enregistrer le dossier et le

transmettre à la Vice-

présidence chargée de la · Secrétariat

Pédagogie

5 · Faire l’archivage

électronique

TOTAL JOURS

Manuel de procédure

Période/Délai

Jours ouvrés

1 jour

1 jour

1 jour

Jours ouvrés

3 jours

Période/Délai

1 jour

1 jour

2 jours

37

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

31

IV. LA VICE-PRÉSIDENCE CHARGÉE DE LA PÉDAGOGIE, DE LA VIE UNIVERSITAIRE, DE LA

RECHERCHE ET DE L’INNOVATION

TECHNOLOGIQUE

Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE » · 39

A. LES ACTES ET OPÉRATIONS

• Traitement des courriers administratifs (courriers « arrivée » et courriers « départ »)
• Réception des visiteurs (Étudiants, Enseignants-Chercheurs, Personnel Administratif et Technique et Visiteurs extérieurs)
• Traitement des dossiers d’équivalence et de transfert
• Délivrance d’attestations d’emploi
• Signature des diplômes
• Traitement des demandes d’authentification de diplômes
• Traitement des dossiers de candidature au CAMES (CTS et Concours d’agrégation)
• Traitement des dossiers pour le Conseil de Gestion
• Élaboration des projets sur la formation, la recherche et la vie universitaire
• Préparation des réponses institutionnelles aux demandes de la tutelle et des partenaires, relatives à la formation, à la recherche et à la vie universitaire à l’UAO
• Organisation de la participation de l’UAO aux évènements liés à la promotion des offres de formation
• Organisation de la participation de l’UAO aux évènements liés à la valorisation des résultats de la recherche
• Organisation des séminaires et ateliers relatifs à la formation, à la recherche et à la vie universitaire
• Organisation des séminaires et ateliers relatifs à la formation, à la recherche et à la vie universitaire initiés par les partenaires (PASRES, AUF, AFRICA ONE, etc.)
• Veille informationnelle et diffusion des appels à manifestation d’intérêt
• Traitement d’une demande de lettre de recommandation institutionnelle
• Traitement d’une demande d’enquête de moralité
• Traitement d’une demande de cotutelle
• Organisation des élections du Conseil d’étudiants
• Élaboration d’un plan d’action annuel
• Traitement d’une demande d’aide/parrainage des activités associatives
• Traitement des besoins en documentation par le SDIST
• Traitement des acquisitions d’ouvrages
• Traitement des acquisitions de périodiques
• Traitement des thèses, mémoires et rapports de stage
• Diffusion des documents
• Inventaire
• Accueil des usagers
• Délivrance des cartes de lecteur
• Délivrance de quitus

33

40 · Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

• Accès aux salles de lecture pour les usagers de l’UAO
• Accès aux salles de lecture pour les autres usagers

34

Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE » · 41

B. MODE OPÉRATOIRE

• Traitement de courriers administratifs

3.1. Courriers « arrivée »

Étapes · Description · Services/Responsables · Période/ Délai

compétents

1 · Recevoir et enregistrer le courrier · Secrétariat

2 · Analyser le courrier · L’Assistant · Jours ouvrés

3 · Donner les instructions pour la suite · Vice-président

4 · Faire l’archivage · Secrétariat

TOTAL JOURS 1 jour

3.2. Courriers « départ »

Étapes · Description · Services/ Responsables · Période /

compétents · Délai

1 · Prendre l’initiative pour la rédaction du Le Vice-président

courrier

2 · Rédiger le projet de courrier · Les Assistants

3 · Saisir le projet de courrier · La Secrétaire

4 · Vérifier et corriger le projet de courrier Les Assistants · Jours ouvrés

5 · Examiner et signer le courrier · Le Vice-président

6 · Transmettre le courrier · Secrétaire

7 · Faire l’archivage

TOTAL JOURS 1 jour

• Réception de visiteurs

4.1. Étudiants

Étapes · Description · Services/Responsables · Période /

compétents · Délai

RÉCEPTION DES ÉTUDIANTS

1 · Identifier l’étudiant et l’objet de sa visite · Secrétaire · Jours ouvrés

2 · Recevoir et écouter l’étudiant · Les Assistants · Jours ouvrés

3 · Recevoir l’étudiant et traiter l’objet de Vice-président · Jours ouvrés

sa visite

TOTAL JOURS 1 jour

4.2. Réception des responsables des associations estudiantines

Étapes Description · Services/Responsables · Période/Délai

compétents

Identifier le responsable de

1 · l’association avec l’objet de · Secrétariat · Jours ouvrés

sa visite

2 · Le recevoir et faire une · Chef de Service de la Vie · Jours ouvrés

première écoute · Universitaire

Recevoir et traiter

3 · l’objet/orienter vers la · Le Vice-président · 1 jour

Présidence

TOTAL JOURS 1 jour

35

42 · Manuel de procédure « UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

Étapes

1

2

Étapes

1

2

3

Étapes

1

2

3

Étapes

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

4.3. Enseignants-chercheurs et Chercheurs

Description · Services/Responsables · Période/Délai

compétents

Identifier l’Enseignant-Chercheur ou · Secrétariat · Jours ouvrés

le Chercheur et l’objet de sa visite

Recevoir et traiter l’objet de la visite · Le Vice-président · Jours ouvrés

TOTAL JOURS 1 Jour

4.4. Personnel Administratif et Technique

Description · Services/Responsables · Période/Délai

compétents

Identifier le PAT et l’objet de sa visite · Secrétariat · Jours ouvrés

Recevoir et écouter le PAT · Les Assistants · Jours ouvrés

Recevoir et traiter l’objet de la · Le Vice-président · Jours ouvrés

demande

TOTAL JOURS 1 jour

4.5. Usagers extérieurs

Description · Services /Responsables · Période /

compétents · Délai

Identifier l’usager et l’objet de sa · Secrétariat · Jours ouvrés

visite

Recevoir et écouter l’usager · Les assistants · Jours ouvrés

Recevoir l’usager et traiter l’objet de · Le Vice-président · Jours ouvrés

sa visite

TOTAL JOURS 1 jour

• Traitement des dossiers d’équivalence/Transfert Description · Services/Responsables · Période/ Délai compétents Recevoir la fiche de demande payée à la Secrétariat · Jours ouvrés scolarité et les documents y afférents Analyser le dossier · Les assistants · 2 jours Examiner et signer le dossier · Le Vice-président Transmettre le dossier à l’UFR pour avis Secrétariat Recevoir l’avis de l’UFR · Secrétariat · 1 jour Transmettre l’avis de l’UFR à la Scolarité · 1 jour Recevoir l’avis de la Scolarité · 1 jour Établir la décision d’équivalence/transfert Les assistants · 1 jour Examiner et signer la décision · Le Vice-président Enregistrer le retrait de la décision par le Secrétariat · Jours ouvrés demandeur et faire l’archivage d’une copie TOTAL JOURS VICE-PRESIDENCE 7 jours

36

43

Manuel de procédure

« UNE GOUVERNANCE INNOVANTE POUR UNE UNIVERSITÉ PLUS COMPÉTITIVE »

• Délivrance d’attestations d’emploi

Étapes · Description · Services/Responsables

compétents

1 · Recevoir et enregistrer la demande · Secrétariat

2 · Établir l’attestation d’emploi

3 · Examiner et signer l’attestation · Le Vice-président

4 · Enregistrer le retrait d’une copie par Secrétariat

le demandeur et faire l’archivage

Période /

Délai

2 jours

Jours ouvrés

TOTAL JOURS 3 jours

• Signature de diplômes

Étapes · Description · Services/Responsables

compétents

1 · Recevoir, de la Scolarité, le dossier · Secrétariat

accompagné d’une liste de demandeurs

2 · Traiter le dossier · Les assistants

3 · Examiner et signer le dossier · Le Vice-président

4 · Transmettre le dossier à la Scolarité · Secrétariat

5 · Faire l’archivage

Période /

Délai

1 jour

2 jours

2 jours

1 jour

TOTAL JOURS 6 jours

• Authentification du diplôme

Étapes · Description · Services/Responsables

compétents

1 · Recevoir la demande · Secrétariat

2 · Analyser la demande · Les assistants

3 · Établir le soit-transmis à l’attention de Les assistants

la scolarité

Examiner et signer le soit-transmis · Le Vice-président

4 · Transmettre le soit-transmis à la · Secrétaire

scolarité pour traitement

5 · Recevoir l’avis de la scolarité · Secrétaire

6 · Examiner et signer le soit-transmis · Le Vice-président

Remettre le soit-transmis au · Secrétaire

demandeur et faire l’archivage

TOTAL JOURS

44 · Manuel de procédure

Période /

Délai

1 jour

2