Partie 1 : De la compréhension de SAP à l’utilisation dans

[nom]

A Présentation générale de SAP ( Software Application Product)

1 Philosophie d’un ERP

Un Erp (enterprise requirement planning) est ce que l’on appelle plus communément un système intégré [nom]

Il permet à une entreprise de canaliser, sécuriser, et unifier les flux financiers des différents services qui la compose.

Là où avant il y avait un système pour [nom] des achats, un autre pour la comptabilité, un troisième pour [nom], il n’y a plus qu’un seul progiciel.

Système A · Transmission · Système B

d’information

par interface

ACHATS · Comptabilité

ou manuelle

Transmission · Transmission

d’information · Système C · d’information

par interface · par interface

ou manuelle · [nom] · ou manuelle

[nom]

Dans l’exemple ci-dessus, on voit un mode de fonctionnement où l’entreprise utilise trois systèmes différents.

L’information financière est donc à la charge de chacun de ses services, avec ses méthodes et conceptualisation du système.

Le risque d’avoir une information peu fiable est élevé. Chaque système transmet à l’autre par le biais d’une interface ou manuellement les informations

La signification d’un chiffre pour les achats peut être interprété différemment par la comptabilité.

Enfin le fait de transmettre, vérifier et rassembler cette information est générateur perte de temps.

Canaliser, sécuriser et unifier

ACHATS · Comptabilité

[nom]

[nom]

Ces flux se retrouvent au sein d’un même produit, capable de restituer une information sécurisée en temps réel, utilisable par tous en fonction de sa tâche dans l’entreprise.

2 Présentation globale

SAP suit la logique de l’ERP évoquée au chapitre précédent.

Il permet de rassembler au sein d’un même produit les différents flux financiers d’une entreprise.

Généralement une entreprise lambda est alimentée en flux financier par :

• Un service achats
• Un service des ventes
• Un service de production (au sens création de valeur ajoutée)
• Un service comptabilité
• Un service [nom]
• Autres services : Ressources humaines ou juridique par exemple

Logique de flux financier dans une entreprise

PRODUCTION

Flux · Flux

COMPTABILITE

entrant · ACHATS · VENTES · sortant

[nom]

Les uns sont plus ou moins reliés aux autres, et s’alimentent par un système de vase communicant.

Dans l’exemple précédent, on a :

Achats · Production · Comptabilité

Vente · [nom] de

[nom]

Entrée et sortie Prix d’achat Engagement de

Achats · Coûts

matières · de stock

premières

Production · Valorisation

des stocks

Comptabilité · Relance · Etat valorisé

fournisseur · des stocks

Vente · Etats · des

stocks

[nom] · de

[nom]

pour · dépense

revente

avec marge

Prix · de Calcul du coût

revient · de revient

Relance · Coûts

client · analytiquement

imputés

Chiffres

d’affaires

RECOIT LES INFORMATIONS ET LES TRANSFORME

Ce traitement de l’information financière s’oriente vers le bilan et le compte de résultat.

Il reste une composante [nom] de trésorerie.

Dans SAP le schéma précédent se traduit de cette façon :

PRODUCTION

Module PP

ACHATS

[nom] · COMPTABILITE

de trésorerie

TR · Module FI

Module

MM · [nom]

Module CO

Ressources humaines

Module HR

VENTES

Module

SD

Chaque entité de l’entreprise se décompose en modules définis qui interagissent et dialoguent en temps réel.

3 La logique de flux dans SAP

Nous avons brièvement aperçu les interactions des différents modules les uns sur les autres.

La logique de flux dans SAP répond à un ensemble d’actions et de réponses liées à un processus.

Plutôt que d’essayer de comprendre la circulation des flux dans son ensemble, nous allons nous focaliser sur un exemple : Processus d’achat d’une matière première.

Dans notre cas le service achat d’une entreprise commande une quantité de matière première afin de reconstituer son stock.

Voici ce qui se passe en terme de flux financier dans l’entreprise et sa correspondance dans

SAP :

SERVICE ACHAT (module MM) · [nom] de

[nom]

X État du stock Bas

(module MM)

Validation · Y Avis

Y Lancement d’une commande d’engagement de dépense

Z Réception de la commande

Z Annulation

engagement

SERVICE COMPTABILITE (module FI) de dépense

[ Mise à jour des stocks

\ Constatation

\ Constatation de la charge · INFORMATION ANALYTIQUE

de la charge

] Mise à jour données fournisseurs et paiement

SERVICE TRESORERIE (module TR)

Achats MM

X · Le responsable du

service constate un niveau de stock faible

Y · Il · génère · une

commande · de

matières premières

dans le système

Z[\ Le · responsable

des achats reçoit la

commande. · Il

enregistre · la

réception dans le

système. · Les

stocks sont mis à jours

]

[nom] CO · Comptabilité FI · Trésorerie TR

[nom] de

[nom] valide cette

commande. · Le

système enregistre

un engagement de dépense dans CO

et · lance · la

commande

L’engagement de La provision est La prévision de

dépense · est comptabilisée en décaissement est

annulée et une face du fournisseur constatée

provision · du

montant

réceptionné · est

enregistrée

La · comptabilité · Le prestataire est

reçoit la facture et · réglé. Les états de

fait · le · cash management

rapprochement · sont mis à jour.

avec la commande

4 Positionnement du module [nom] dans SAP

La première tentation serait de croire que le module [nom] est le centre du système car réceptacle de tous les coûts.

Le centre du système SAP se déplace en fonction de son utilisation et de son utilisateur.

Plutôt que de situer le module CO sur une carte SAP, nous pouvons dire que ce dernier possède un lien avec quasiment tout les autres modules, ce qui le différencie des autres.

Quoiqu’il en soit, [nom] se situe généralement en tant que réceptacle de l’information financière de l’entreprise. C’est une entité à part entière qui est au centre des décisions stratégiques au même niveau que la communication et le marketing par exemple.

En rassemblant des données aussi hétéroclites que celles du marketing, de la finance, de la communication, des ressources humaines, nous pouvons produire des indicateurs de performance qui ne sont pas intégralement financiers. Nous entrons dans le domaine de la Business Intelligence.

SAP ERP · Business Intelligence

PP

MM

HR

CO · Indicateur

FI

de

Entrepôt · [nom]

et

de · de

SD · données · performance

AM

TR

Données Marketing

Données Communication

B Décomposition et finalité du module [nom]

1 Fonctionnement simplifié

Le module [nom] CO, permet d’analyser les flux financiers de l’entreprise, de les comparer à un budget et de les mettre en forme pour communiquer sur ces derniers.

Il analyse les charges et produits indépendamment et les réconcilie, et ce de façon plus ou moins détaillée, en fonction des besoins de l’entreprise.

L’analyse part d’une phase de budgétisation et met en face de cette dernière les coûts réels ;

ce qui permet une analyse des écarts et un réajustement de la politique financière de l’entreprise.

[nom] dans SAP peut se décliner en 5 grandes composantes :

• L’analyse des produits, voire du compte de résultat
• [nom] des frais généraux
• [nom] des coûts par produit
• Une composante de liaison entre [nom] et le reste des modules
• La profitabilité des différentes entités de l’entreprise

Analyse des produits

Répartition des ventes, analyse du compte de résultat

[nom] des coûts généraux

[nom] des coûts par produit

Cette composante permet [nom] · Analyse

Cette composante permet [nom]

des coûts des fonctions supports : · de

des coûts de la valeur crée

• Finance · profitabilité par l’entreprise :
• Marketing · Affectation des coûts
• Fabrication d’un objet
• Communication
• Service vendu…
• Moyens généraux…

Composante de transfert : · Natures comptables

Comptabilité

Ressources humaines · Achats · Immobilisations · Ventes

Transfert d’information financière

Dans les faits le module [nom] est alimenté par la comptabilité. Le premier vecteur commun entre ces deux univers est les comptes comptables, que nous nommons natures comptables.

Lors du transfert des comptes comptables vers [nom], ces derniers sont regroupés au sein de comptes analytiques. Ainsi les frais de réception et les transports de personne sont intégrés à une seule rubrique : Note de frais.

Nous avons ici des coûts par nature comptable qui vont nous indiquer la définition de ce coût. Ces natures comptables sont organisé, comme le reste des éléments que nous allons étudier par la suite, en hiérarchie.

Exemple de hiérarchie de Natures comptables

Compte d'exploitation

personnel · Services extérieurs

64XXXX · 612XXX

Salaires et traitement · Eau et électricité

64YYYY · 613XXX

Charges patronnales · Location

Nature comptable

Nœud hiérarchique

A cette définition du coûts nous allons ajouter une information analytique, c’est la destination : Services marketing par exemple.

Le croisement de la destination et de la définition nous permet une analyse des coûts détaillée.

Toute la force du module [nom] repose sur cette double vision à un niveau plus ou moins détaillé.

Le véritable problème n’est donc pas de produire l’information mais de savoir quelle information produire.

L’information produite permet d’alimenter les frais généraux, l’analyse du chiffre d‘affaires et

[nom] des coûts par produits. Il existe en plus entre ces trois modules des passerelles permettant de répartir des coûts sur d’autre pour pouvoir analyser économiquement la rentabilité de l’entreprise.

Les coûts de marketing seront affectés, en fonction de clés de répartition, à telle ou telle production dans le but d’avoir un coût du produit englobant toutes les composantes de l’entreprise.

2 Analyse des produits

L’analyse des produits dans SAP se fait généralement par le biais du module des ventes. Ce dernier, comme nous l’avons vu antérieurement, alimente les produits en fonction de la nature et de la destination.

L’information analytique découle de :

• ce que nous vendons
• comment nous le vendons
• où nous le vendons
• a qui nous le vendons

La vente dans SAP se fera au travers d’un article qui portera lors de la transaction ces informations de nature et de destination et nous permettra d ‘établir notre reporting.

Ces informations ou axe d’analyse sont multiples et peuvent aller jusqu’à une trentaine.

L’analyse est de ce fait malléable dans plusieurs sens donc multidimensionnelle. Le réceptacle de cette information se nomme objet de résultat.

Les règles [nom] des produits sont régies par un périmètre de résultat.

Comment nous vendons

Correspondance

Magasin

Ce que nous vendons

Où nous vendons

ARTICLE A · Analyse

Département · Multidimensionnelle

de

l’information

Pays · sur

ARTICLE B · les

ventes

A qui nous vendons

Particulier

Professionnel

3 Analyses des charges

L’analyse des charges dans SAP se fait au travers de deux composantes : l’analyse des frais généraux et l’analyse du coût des produits. Ces deux éléments sont regroupés et régis au sein d’un périmètre analytique.

Une entreprise peut avoir un ou plusieurs périmètres analytiques, en fonction de ses besoins.

La première analyse détermine le coût des fonctions support de l’entreprise : coûts marketing, juridique, moyens généraux, loyers. Elle peut se répartir sur la seconde :

Imputation de m² de loyers dans les services producteurs et donc dans le coût de revient du produit.

3.1 [nom] des frais généraux

[nom] des frais généraux s’effectue par domaine de responsabilité au sein de ce que SAP appelle des centres de coûts.

Les centres de coûts sont organisés au sein d’une hiérarchie analytique qui est univoque et obligatoire. Cette hiérarchie permet de fournir des données agrégées.

Un centre de coût représente une entité organisationnelle de l’entreprise de plus bas niveau dans l’entreprise.

Ces centres de coûts peuvent se répartir les uns par rapport aux autres en fonction de clés

(M² par exemple) et peuvent être configurés en fonction de la stratégie de l’entreprise et aussi de sa vision analytique.

C’est aussi et surtout l’élément de base [nom] des coûts. Elle reflète l’organisation de l’entreprise.

Exemple de hiérarchie de centres de coûts

Société A

Marketing · Technique · Finance et Administration

Centre Communication interne · Centre Atelier A · Centre [nom]

Centre Communication externe · Centre Atelier B · Centre Ressources Humaines

Centre campagne publicitaire · Centre Comptabilité

Centre de coût

Nœud hiérarchique

Les centres de coûts sont donc un service ou une subdivision d’un service. Ils restent très globaux et ne présentent pas un niveau de détail suffisant pour certains [nom] des coûts.

Afin de pallier ce manque de détail et d’avoir un outil [nom] plus souple, nous allons utiliser une autre sous-composante du module CO : les ordres internes.

Ces ordres permettent une budgétisation, un suivi, un [nom] et une imputation des coûts.

On distingue quatre familles d’ordres internes :

Les ordres de frais généraux servent à [nom] les frais généraux induits dans un but particulier : campagne marketing ou encore pour suivre les coûts de maintenance et de réparation

Les ordres d’investissement : servent au suivi des immobilisations

Les ordres avec produits : servent si le module de facturation SD n’est pas mis en place ou à [nom] des produits n’affectant pas l’activité principale de l’entreprise

(facturation de loyer par une holding par exemple)

Les ordres d’abonnement : servent à compenser les imputations analytiques et permettent la constatations de charges calculées automatiquement (loyers par exemple)

Ces ordres ne sont pas imputés indépendamment, mais sont liés à d’autres objets analytiques pour pouvoir agréger les coûts.

L’ordre ou le centre de coûts est renseigné lors de l’écriture comptable, d’une commande de matériels, de l’édition d’un bulletin de paie.

En règle générale, les ordres se déversent en fin de période sur les centres de coûts ou les objets de résultat.

Tout comme les natures comptables ou les centres de coûts, les ordres sont organisés en hiérarchie.

Exemple de hiérarchie d'ordres

Société A

Marketing · Technique · Finance et Administration

campagne publicitaire · Atelier B · [nom]

Campagne Asie · Maintenance · Fonctionnement

Campagne France · Remise aux normes · Projets SAP

Campagne USA

Ordre

Nœud hiérarchique

[nom] des frais généraux en résumé

Une entité

destination

organisationnelle

Un détail d’activité :

• Une campagne marketing
• Un suivi de coûts techniques

Nature

Compte comptable :

-Frais de réception

-Taxis

ABC

Un centre de coût :

• Imputé directement
• Alimenté par des ordres
• Organisé en hiérarchie

Un ordre interne :

• Imputé directement
• Alimente les centres de coûts ou objet de résultat
• Organisé en hiérarchie

Une nature comptable :

• accompagne obligatoirement un ordre ou un centre
• Organisée en hiérarchie

3.2 [nom] des coûts par produit

[nom] des coûts par produit traite des différents aspects de la budgétisation et des coûts réels induits par la fabrication des produits vendus et / ou services.

Ce [nom] des coûts par produit se divise en trois catégories :

• Le calcul du coût de revient par produit
• Le calcul analytique des supports de coûts qui utilise un nouveau type d’ordre : les ordres de fabrication
• Le calcul du coût de revient réel

Le calcul du coût de revient par produit :

Le calcul du coût de revient par produit permet une approche plutôt externe au module de

[nom] Si le module de production (PP) est mis en place, les données peuvent être directement recueillies via les nomenclatures par exemple, dans le cas contraire un fichier d’alimentation externe ou une saisie manuelle peut l’alimenter.

n

Al im · ti o e

t a · u

M en · en atiq ier

an ta ue tio · i m

lle n · Al tom fich

au ar

p

Calcul du coût de revient par produit

Alimentation

via

Module PP

Cette méthode de calcul permet de savoir combien coûtera la fabrication d’un produit ou d’un service en fonction de données propre à l’entreprise (données objectives) mais aussi à l’aide de données subjectives (saisie manuelle). Le but est de pouvoir avoir un point de comparaison avec d’autres calculs de coût de revient peut-être plus proches de la réalité ou plus réalistes, voir même réels.

Le calcul du coût de revient par produit permet d’apporter des réponses à des questions du type : peut-on produire à ce niveau de prix ? Qui influence le plus le coût ?

C’est un véritable sous module de réflexion autour de la notion de prix de revient.

Le calcul analytique des supports de coûts :

Le calcul analytique des supports de coût suit une logique de budgétisation. En effet les coûts sont collectés au sein de supports de coûts qui peuvent être par exemple des ordres de fabrication, ou de commandes client…

Ces supports de coûts collectent l’information au niveau du prévisionnel (budget), sont réévalués (actualisés) et en clôture de période permettent une comparaison entre les coûts réalisés et les coûts prévus, ou encore un calcul des en-cours de fabrication.

BUDGET · REEL

Ordre de fabrication

Actualisé

Collecte les coûts induits

Coûts directs :

au fur et à mesure

Prévisionnel

• Matières premières de la production
• Salaires alimente alimente

Clôture

Coûts additionnels :

Imputations des coûts

• Frais généraux · additionnels
• Fonctions supports

La différence permet de calculer les écarts et de les analyser

Les opérations de clôture permettent aussi un transfert d’informations au centre de coûts et à l’analyse du compte de résultat.

Le calcul du coût de revient réel

Le calcul du coût de revient réel est directement lié aux articles du module de vente et permet une mise à jour des données réelles. La valorisation réelle vue précédemment sert alors de base pour un réajustement de prix en fonction des mouvements de stock sur la période.

On utilise en fait tout ou partie du calcul analytique des supports de coûts pour avoir un prix de nos articles au plus juste.

3.3 Méthode [nom] des coûts

Dans SAP, [nom] des coûts peut s’effectuer de façon automatique grâce aux ordres.

Ces derniers sont chargés d’un budget en début d’année.

Lorsque l’on veut passer une commande sur un ordre via le module MM, on peut paramétrer différentes réactions du système à la demande de dépenses en fonction d’un domaine de responsabilité, d’un montant ou d’un pourcentage du budget.

Le domaine de responsabilité inclus un circuit de validation de la dépense. Les montants et les pourcentages sont eux des déclencheurs de circuit de validation.

Exemple :

Domaine de responsabilité · Éléments déclencheurs

montant

entre 0 et 2000 euros

Monsieur A responsable

entre 0 et 2000 euros · montant

entre 2000 et 10000 euros

Monsieur B responsable

entre 2000 et 10000 euros · montant

supérieur à 10000 euros

Monsieur C responsable supérieur à 10000 euros

80% du budget dépassé

Et 80% du budget dépassé

Achats · Budget · % restant budget · Montant · Validation

• Produit A · 100000 · 100% · 1500 · Monsieur A
• Produit B · 98500 · 98.5% · 60000 · Monsieur C
• Produit C · 38500 · 38.5% · 10000 · Monsieur B
• Produit D · 28500 · 28.5% · 9000 · Monsieur C
• Produit E · 19500 · 19.5 · 1000 · Monsieur C