ACTION POUR LA PROMOTION DE LA SANTE

DE LA MERE & DE L’ENFANT« APSME »ASBL

[nom]

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MANUEL DES PROCEDURES

Sur la gestion ADMINISTRATIVE

MARS 2017

Manuel de procédures sur la gestion Administrative /APSME ONG

Acronymes

PNDS

APSME

ONG

VIH

CA

SIDA

Plan National de Développement Sanitaire

Action pour la Promotion de la Santé de la Mère et de l’Enfant

Organisation Non Gouvernementale

Virus d’immunodéficience humaine

Cellule Administrative

Syndrome d’immunodéficience acquise

Manuel de procédures sur la gestion Administrative /APSME ONG

CHAPITRE I : INTRODUCTION

Face à l’évolution des méthodes d’organisation du travail et du progrès social et, face aux impératifs des mutations socio-économiques et socioculturelles de l’environnement, la gestion des Ressources Humaines s’est imposée comme élément du progrès et du dynamisme de toute Organisation.

Ces réalités nous amènent à doter l’Action pour la Promotion de la Santé de la Mère et de l’Enfant « APSME ONG » d’un bon système de contrôle Interne sur le plan administratif avec comme objectif, la gestion rationnelle des ressources dont l’un de fondements est l’adéquation HOMME/FONCTION, c’est-à-dire l’homme qu’il faut à la place qu’il faut.

Pour y arriver, il faut préalablement avoir une connaissance approfondie aussi bien des hommes que des fonctions.

La connaissance des hommes concerne aussi bien leur compétence et leur personnalité que leurs aspirations et leurs besoins. Cela nous permet d’avoir une gestion « Motivante » du personnel qui est aujourd’hui la condition sine qu’ânon de la réussite de toute

Entreprise/Organisation.

La gestion prévisionnelle des fonctions permet d’anticiper sur leur évolution et celle de leurs exigences.

Ainsi sera-t-il possible de mettre en place des programmes des formations qui permettent de maintenir l’adéquation « Homme/Fonction » de façon dynamique et permanente ?

SECTION 1 : OBJECTIFS

Les présentes procédures permettent d’atteindre quatre (4) objectifs essentiels :

• La cohésion de l’ensemble de l’APSME :

Disposer une architecture administrative efficiente, cohérente et de collaboration fondée sur le principe de l’unité de commandement et l’application correcte des instructions en vue de favoriser l’efficacité et l’amélioration des performances

• La protection et la sauvegarde du patrimoine de l’APSME :

Assurer la bonne conservation et circulation des documents ainsi que l’utilisation rationnelle et économique des biens.

• Les relations professionnelles entre les membres de l’APSME :

Faciliter une bonne relation professionnel entre les différents membres de l’APSME et à tous les niveaux ([nom] provincial)

• La mise en place un contrôle interne du secteur administratif

Savoir que la bonne gestion de toute organisation dépend de l’efficience de son organisation administrative.

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Section 2 : Structure du Manuel

Les procédures administratives abordent dans leur premier chapitre, la présentation et l’organisation de l’APSME (la description détaillée des tâches du personnel de la structure faisant partie des annexes). Elles exposent dans leur deuxième chapitre, la gestion des ressources humaines. Le troisième chapitre, traite des contacts.

Section 3 : Conservation du manuel

Le manuel dans lequel sont consignées les procédures administratives de l’APSME doit être conservé aussi longtemps que l’exige la loi.

Ce manuel n’est pas figé, il doit être mis à jour. Toute modification apportée à l’organisation et à la manière de travailler doit conduire à l’adaptation des procédures décrites dans le manuel.

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CHAPITRE II. PRESENTATION ET ORGANISATION DE L’APSME

Section 1 : Présentation de l’APSME

2.1.1 Identité de l’APSME

Désignation : APSME

Organe de tutelle : [nom]

Type de structure : Organisation Non Gouvernementale

Date de création : 2013

Siège : Avenue Tumba n° 2222, Q/Masano, C/Lemba, Kinshasa-RDC

2.2. 1 Mission de l’APSME

L’APSME est une organisation non gouvernementale dont la mission est d’appuyer le Gouvernement Congolais dans la mise en œuvre du Plan National de Développement

Sanitaire (PNDS) et l’atteinte des objectifs durables du développement ;

2.2.2 Vision de l’APSME

Est celle d’une communauté responsable capable de s’auto-prendre en charge partant de la mise en place de structures communautaires dynamiques et fonctionnelles dans laquelle l’APSME est un partenaire important pour l’appui et l’accompagnement ;

2.2.3 Objectifs

Contribuer à l’amélioration de la santé de la mère et de l’enfant;

Initier les actions de mobilisation sociale à travers l’information et communication pour le changement de comportement en rapport avec la lutte contre les violences sexuelles, la tuberculose, le VIH/SIDA, les grossesses non désirées, les mariages précoces, l'utilisation des méthodes contraceptives, la nutrition,…

Renforcer les capacités des prestataires et de la population dans la lutte contre les violences sexuelles, la tuberculose, le VIH/SIDA, les grossesses non désirées, les mariages précoces, l'utilisation des méthodes contraceptives, la nutrition,…

2.2.4. Domaines d’intervention de l’APSME

Les interventions de l’APSME s’inscrivent dans le cadre de :

• Des urgences humanitaires
• Du développement
• De la santé
• Recherches opérationnelles

2.2.5. Les Organes de l’APSME

L’organisation et le fonctionnement de l’APSME sont conduits par les structures ci-dessous :

• L’Assemblée générale est composée de tous les membres de l’association. Elle est l’organe suprême de l’APSME, elle définit la politique et fixe les orientations de celle-ci.

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• Le Comité directeur est l’organe de conception, d’impulsion et [nom] des activités de l’association. Il est chargé du bon fonctionnement et de la bonne gestion de l’association.
• La commission des finances qui a pour rôle de :

Contrôler la gestion financière, la régularité et l’exactitude des écritures comptables de l’Association ;

Proposer les amendements appropriés ;

Suivre et contrôler l’exécution du budget.

• La commission de logistique qui a pour rôle de :

Effectuer tous les achats de l’association ;

Contrôler et gérer tous les stocks, les biens immobiliers et mobiliers et fait rapport au comité directeur ;

S’assurer de la bonne conservation et entretient du patrimoine de l’association

Contrôler et gère les déplacements du personnel pendant les heures de service

Faire son rapport systématiquement à chaque entre des intrants

Faire un rapport mensuel, trimestriel et annuel

SECTION 2 : ORGANISATION DE L’APSME

2.1. Organigramme fonctionnel de l’APSME

ASSEMBLEE GENERALE/SERVICE

ADMINISTRATIF

COMITE DIRECTEUR

COMMISSION DE · COMMISSION DE · COMMISSION DE

FINANCE · PROGRAMMATION · LOGISTIQUE

2.2. Description de l’organigramme

[Voir le ROI]

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CHAPITRE III. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Elle désigne l'ensemble de pratiques du management, ayant pour objectif de mobiliser et développer les ressources humaines, afin d’obtenir une meilleure qualité de travail.

Elle vise principalement la valorisation des compétences, de la motivation, l’information et l’organisation.

Elle permet, également, d'aborder la relation de l'organisation avec son collaborateur depuis son recrutement jusqu’{ son départ de l'organisation et/ou entreprise (retraite, licenciement, démission

Section 1 : Organisation de la gestion des ressources humaines

Ce document est un outil de référence pour tout cadre et agent œuvrant au sein de l’APSME. La liste des tâches n'est pas exhaustive. Le Coordinateur et/ ou Directeur National peut à tout moment, confier des missions aux différents spécialistes affectés dans différents programmes et projet. Pour tout ce qui n'est pas mentionné dans ce document, il faut se référer au règlement d'ordre intérieur de l’APSME ou au document Projet ;

aux notes de service ;

à la législation sociale ;

à la hiérarchie ;

etc.

Pour tout problème d'interprétation, s'adresser toujours à la hiérarchie.

Tout programme ou projet doit être doté de ce manuel des procédures de gestion qui régit tout agent et cadre travaillant en son sein. Aussi, le présent document tient lieu de « Statuts du personnel de l’APSME et ce, conformément au code du Travail des pays hôtes qui peut être modifié par la Convention Collective

Interprofessionnelle.

Registre du personnel

Tout le personnel de l’APSME doit être enregistré dans un registre du personnel préparé à cet effet. Ce registre se présente comme suit :

enregistrement par date d'engagement et par catégorie ;

nom et prénom de l'agent ou du cadre ;

numéro de la carte d'identité, lieu et date de délivrance ;

photo de l'agent ou du cadre ;

fonction occupée ;

numéro et date de l'attestation de naissance ;

numéro et date de l'attestation de nationalité ;

numéro et date de l'extrait du casier judiciaire ;

résultat du test de recrutement ;

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numéro et date de la décision d'engagement ;

numéro et date de la décision d’affectation ;

Les objectifs généraux de la politique des Ressources Humaines sont :

o Une paix sociale ;

o Une gestion motivante du personnel ;

o Une administration efficace et transparente avec des règles précises, claires et connues dans tous les domaines qu’elle couvre .

• Discipline,
• Actions et sanctions disciplinaires

(enquête, notification, dispositions à prendre…),

• Engagement (contrat et toutes les formalités),
• Paie,
• Examen des avances sur traitement

(étude-avis),

• Congés (planning, exécution, traitement des diverses correspondances y relatives),
• Résiliation · des · contrats · (actes administratifs, · retraite, · licenciement, séparation à l’amiable, décès…),
• Relation avec :
• INSS
• INPP
• DGI
• ONEM
• MINISTERE DU TRAVAIL
• Tenue des dossiers du personnel plus élaboration des synthèses réclamations
• Accueil des agents pour tous les problèmes · en · rapport · avec · leur administration
• Naissance
• Mariage
• Décès
• Congé de circonstance
• Diverses réclamations
• Tenue des statistiques du personnel + déclarations annuelles de la situation de la main-d’œuvre

RECRUTEMENT (Interne et externe)

Détection des hauts potentiels

Mobilité interne

• Plan de carrière
• Plan de succession
• Fichiers des agents polyvalents

(positionnement et profil)

GESTION QUANTITATIVE DU PERSONNEL

Application de la politique des effectifs

Projection des effectifs au moyen d’outils appropriés

Planification des départs

Organisation des remplacements

Réserve de recrutement

GESTION QUALITATIVE DU PERSONNEL

Evaluation

Cotation (suivi de l’application des procédures)

Détermination des profils

Tenue du dossier « gestion » des agents

Gestion des « hauts potentiels » et « des agents à suivre » compte tenu de leur potentiel

Elaboration des plans de carrière et des plans de succession en collaboration

avec · les · Services · et · Cellules

fonctionnelles (entretien de carrière)

Répondant ou Conseiller des Services et Cellules fonctionnelles en matière de gestion

Examen et avis sur les propositions de promotion, mutations, recrutement

Analyse critique des cotations annuelles et des évaluations (tableaux statistiques et graphiques)

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Tenue des échéanciers des programmes FORMATION de l’Administration du personnel

• Suivi et résolution des cas sociaux
• Enregistrement des réactions du personnel (climat social)
• Vérification de la régularité de tous les actes civils : naissance, mariage, divorce, décès, succession, attestations scolaires).

Répondant formation pour APSME

Répondant formation pour les Services et Cellules fonctionnels

Gestion de formation

• Détection des besoins
• Evaluation des besoins
• Réponses appropriées aux besoins

(action de formation)

• Elaboration, mise en œuvre et évaluation du plan de formation budgétisé
• Suivi et évaluation des actions organisées
• Rapport de suivi
• Statistique de formation (ratio personnel, sessions, fréquences)

Mise à jour du fichier du personnel

GESTION DES FONCTIONS ET DES POSTES

• Elaboration et entretien des dossiers

« type » par fonction,

• Analyse des profils des postes
• Projection de l’évolution des fonctions.

AUTRES MISSIONS

• Accueil des agents pour tout problème en rapport avec leur gestion (réclamation cotes, promotion…)
• Suivi des stagiaires de vacances et des étudiants « chercheurs »
• Gestion des organigrammes et structures détaillées
• Informatisation de la gestion des ressources humaines
• Gestion de la politique d’information et de communication (transparence et libre circulation)
• Formation du personnel en cours d’emploi

(gestion des ambitions)

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Section 2 : Procédures de recrutement du personnel

2.2. INTRODUCTION

APSME prône la non-discrimination et l'égalité des chances à l'emploi. Le recrutement du Personnel se fait sans discrimination de race, de sexe, de religion, d'affiliation politique ou autre.

APSME prône la non-discrimination et l'égalité des chances à l'emploi. Le recrutement du Personnel se fait sans discrimination de race, de sexe, de religion, d'affiliation politique ou autre. Les critères prioritaires de recrutement sont la qualification, l'expérience et la motivation à contribuer activement au travail de l’équipe.

APSME s’engage, dans le cadre d'une bonne gestion des ressources humaines, à maintenir un climat favorable de travail à toutes et tous, servant { atteindre les résultats attendus par l’organisation en la création d’un environnement professionnel adéquat qui suscite une bonne communication interne (personnel) et externe (partenaires) et une bonne circulation de l'information avec un personnel qui fait preuve de discipline, de courtoisie, d'assiduité au travail et du professionnalisme.

Le travail en équipe et la prise de décision collégiale sont des valeurs

importantes · de l’organisation APSME. Sans nier l’autorité de la

[nom] de l’organisation et/ou de la Direction pays, les décisions importantes concernant le déroulement de l’organisation et les conditions dans lesquelles se fait le travail seront discutées en équipe afin d’appliquer l’esprit démocratique et la transparence voulue dans l’Organisation, et de favoriser les contributions les plus riches possibles, basées sur l’ensemble des compétences dont dispose l’Organisation.

Le personnel d’appui de l’APSME est constitué pour l’essentiel des nationaux recrutés à divers niveaux de la hiérarchie en conformité avec l’organigramme du programme ou projet résultant des besoins en ressources humaines définis dans le document du Programme, tels que les experts nationaux et le personnel d’appui. Les assistants, les administratifs et tout autre personnel doit être recrutée conformément aux procédures de recrutement retenues dans le présent manuel.

Le personnel local de l’APSME de responsabilité définie dans les termes de référence de chaque poste. Il est recommandé d’établir une fiche mensuelle du personnel.

Dans APSME on trouve des postes de nomination qui ne suivent pas le critère de recrutement. Certains cadres qui soit ont œuvré pour APSME ou sont membres effectifs de L’Organisation suite { leurs compétences ou

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mérites peuvent être nommés à des fonctions plus hautes. Pour des hautes fonctions qui ne demandent pas de suivre le processus de recrutement cela revient au seul Président du Conseil d’Administration qui a les prérogatives de nommer et de révoquer les hauts cadres et en informer l’Assemblée Générale. Et pour cela il doit se référer aux 3 dernières évaluations de performance du cadre concerné par la nomination après avis de la Direction [nom]

• Règle

Le Processus de recrutement est exécuté par une commission de recrutement :

• description du poste à pourvoir ;
• avis d'appel d'offres ;
• organisation des tests ;
• sélection des candidats, etc.

Procédure :

enregistrement de l'expression du besoin en personnel ;

accord préalable du Coordinateur et/ ou Directeur National rédaction des termes de références ;

rédaction de l'avis d'appel d’offres ;

organisation des tests de sélection (test écrit et interview);

sélection des candidats ;

enregistrement et numérotation chronologique de toutes les demandes d'emploi dans un fichier régulièrement mis à jour. Par niveaux de formation, ce fichier reprend les éléments vérifiés suivants :

• nom et prénom du demandeur ;
• [information personnelle]
• niveau de formation ;
• expérience professionnelle ;
• adresse de contact,

Sauf instructions particulières du Coordinateur et/ ou Directeur National, le recrutement se fait sur base de ce fichier. Des tests de sélection sont organisés puis ;

Vérification des références des candidats établissement des procès-verbaux de recrutement ;

transmission des trois meilleurs candidats à APSME Siège [nom] et ou

[nom] Régionale/ pays si nécessaire correspondance au candidat retenu pour confirmer le recrutement ;

le candidat retenu remet { l’Assistant administratif (RH) les documents suivants :

• attestation de naissance,
• attestation d'état civil,
• attestation de bonne conduite, vie et mœurs,
• extrait de casier judiciaire,

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• attestation d'identité complète,
• attestation d'aptitude physique. ces documents, en plus de ceux qui sont remis préalablement avec la demande (curriculum vitae, copie du diplôme) doivent être disponibles avant la signature du contrat ; signature du contrat de Travail par le Coordinateur ou Directeur National ainsi que l'agent recruté ; inscription au registre du personnel, déclaration à l'inspection du travail ; affiliation à la Sécurité Sociale ; abonnement aux soins médicaux ; remise { l'agent d'un exemplaire du règlement intérieur de l’APSME et le code de conduite dont l’accusé de réception { conserver sur un récépissé et à conserver soigneusement dans son dossier ; remise { l'agent d'un programme d’essai établi par [nom] ou Direction [nom] de l’APSME précisant l’échéancier de l’essai. peuvent être engagés à APSME "les candidats remplissant les conditions suivantes :
• être de nationalité Congolaise ;
• les étrangers peuvent être engagés par contrat dans les mêmes conditions que les nationaux sous réserves de l'obtention par l'employeur de l'autorisation des services compétents de l’Administration du Travail ;
• avoir un casier judiciaire ne comportant aucune condamnation à une servitude pénale de plus de 6 mois ;
• avoir réussi les tests de sélection ;
• être titulaire d’un diplôme et de l’expérience professionnelle prise en considération pour le poste vacant ;
• être reconnu apte à occuper l'emploi par un médecin du Gouvernement et/ou homologué par APSME ;
• être reconnu de bonne conduite, vie et mœurs par l'autorité compétente ;
• être libre de tout engagement envers tout autre employeur et remplir les formalités imposées par le ministre ayant le travail dans ses attributions.

Le recrutement efficient se fait dans le cadre de la gestion prévisionnelle quantitative et qualitative des effectifs du personnel.

Cela suppose que la commission décisionnelle dispose des outils de gestion permettant de connaître l’évolution (par projection en se référant aux statistiques antérieures) des effectifs et de l’organigramme (c.-à-d. des postes qui seront maintenus en force).

Intégrant à cela les plans de carrière et les plans de succession ainsi que l’évolution des profils, des postes et la création des nouveaux postes, la commission décisionnelle peut élaborer un planning de recrutement rationnel.

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• Type de recrutement

Il existe 2 types de recrutement :

• Recrutement interne
• Recrutement externe a) Recrutement interne
• L’on recourt au recrutement interne lorsqu’il n’existe pas de plan de succession c.à.d. que l’on n’a préparé personne pour accéder au poste vacant. Dans ce cas, l’on doit chercher au sein de l’APSME celui qui a le profil ou le potentiel pour occuper ce poste. Cela peut se faire par sélection et décision de la hiérarchie comme l’on peut aussi recourir à un concours ouvert à tous ceux qui remplissent les conditions posées en fonction des exigences du poste. Par contre, s’il existe des plans de carrière ou de succession, le recrutement interne devient simplement la mobilité interne suivant des plans établis. b) Recrutement externe

Il répond à 2 objectifs :

Soit pourvoir à une vacance pour un poste pour lequel l’APSME n’a pas de potentiel sur le plan interne,

Soit préparer la relève en fonction de la courbe de dégagement des effectifs (statistiques quantitatives).

INSTRUCTION N°I

RECRUTEMENT INTERNE

I.I. [nom] qui sollicite le recrutement adresse, selon les responsabilités définies ci-avant, la demande sur formulaire ad hoc à la direction.

I.2. La demande doit contenir toutes les informations utiles qui permettent de connaître le profil/exigences du poste. Cela permet de procéder aisément et rapidement à l’étude du dossier des candidats pressentis. Dans la mesure du possible l’entité demanderesse doit présenter au moins 2 candidats pour le poste.

I.3. La demande sera faite sur formulaire dont modèle en annexe.

I.4. Le service administratif, sur base de la copie lui réservée, procède à l’étude de la demande et donne son avis à la direction pour lui permettre de prendre la décision appropriée.

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INSTRUCTION N°II

DESTINATAIRES :

• [nom]
• Service administratif

RECRUTEMENT EXTERNE

A. Pourvoir à une vacance

II.1. L’entité demanderesse introduit sa requête sur base du formulaire en annexe à l’attention de [nom]

Ce formulaire reprend tous les éléments nécessaires à la connaissance détaillée de la fonction/du poste.

Il doit en outre préciser que l’APSME ne possède pas d’agent avec le profil ou le potentiel approprié à ce poste.

Cette assertion n’est valable que si elle est confirmée par le service administratif

(concertation préalable).

B. Préparer la relève

II.2. Sur base de son tableau de gestion quantitative et prévisionnelle des effectifs (Tableau de dégagement), le service administratif dans le cadre de la Gestion prévisionnelle des ressources humaines, adresse à [nom] un état de besoin. Celui-ci reprend les postes qui vont se dégager, la date, la durée pour la formation, le profil/exigences…

II.5. Cette étude se fait en concertation avec le service concerné par ces « dégagements » et en examinant la nécessité du maintien de ces postes et en l’état (étude prévisionnelle des fonctions).

II.6. [nom] décide en fonction de la politique générale de l’APSME en matière des ressources humaines (plan stratégique à court et moyen terme).

II.7. En cas d’accord, [nom] instruit le service administratif sur l’exécution de la décision prise.

INSTRUCTION N° III

DESTINATAIRE : - Service administratif

ANALYSE DE LA DEMANDE DE RECRUTEMENT

a) Recrutement interne

Rappel : l’objectif fondamental de la Gestion des Ressources humaines est de parvenir à l’Adéquation Homme/fonction.

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Pour y parvenir, il faut disposer des outils qui permettent une connaissance approfondie des Hommes (profil, compétences, potentiel, aspirations,….) et des fonctions (profil, exigences, évolution, importance,…).

III.1. A la réception des dossiers soit de [nom] soit des Services, le responsable de la Gestion du personnel les analyse en comparant le profil des Agents à celui du poste.

Cette étude doit prendre en compte entre autres l’évolution projetée du poste et les aptitudes ainsi que la faculté d’adaptation des agents. Il ne s’agira donc pas d’une analyse statique mais projective.

III.2. Vous élaborez la synthèse de votre étude qui reprend vos conclusions et vos avis motivés et que vous soumettez au Responsable de la Service administratif.

III.3. Pour les dossiers de la compétence de [nom] (postes-clés, fonctions essentielles et des cadres supérieurs), le Service administratif les soumet à la décision de cette Direction.

III.4. Pour les dossiers de la compétence des Services fonctionnels conjointement avec la Service administratif, la Décision est prise après concertation et accord.

b) Recrutement externe

• Pour pourvoir à un poste

III.5. A la réception du dossier de [nom], le responsable du service administratif l’analyse en comparant le profil/exigences du poste avec le profil des candidats pressentis. Cette analyse doit être projective (évolutive) et non statique.

Elle doit, en effet, prendre en compte entre autres l’évolution projetée du poste et les aptitudes, la compétence ainsi que les facultés d’adaptation des agents. Il examine aussi la nécessité du maintien du poste en l’état.

III.6. les conclusions et avis motivés du service administratif sont soumis à [nom]

pour décision.

• préparation de la relève.

III.7. l’Etude étant déjà faite par le service administratif en concertation avec les Services fonctionnels concernées, elle est soumise à [nom] pour décision.

A noter que cette étude doit être projective et non statique.

C. EXECUTION DE L’ACCORD DE RECRUTEMENT a) Recrutement interne

III.8. Vous procédez de la même manière que pour les mutations : Notification, mise à jour des fichiers, période probatoire, évaluation, programme d’intégration….

b) Recrutement externe (Pour une vacance et /ou pour la relève)

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III.9. A la réception de l’accord de [nom], le service administratif prépare le cahier de charge à adresser à l’organisme chargé de la sélection. Ce cahier de charge doit être clair, explicite et détaillé sur les critères de sélection.

Dans le cas d’un poste déterminé, le cahier de charge doit communiquer les éléments essentiels de la fonction (voir dossier-type).

III.10. Après approbation de [nom], le service administratif négocie avec le sous-traitant les conditions financières de la sélection.

III.11. Son exécution est conditionnée par l’accord avec [nom] sur le coût et les conditions de l’opération.

III.12. Le cahier de charge est transmis au sous-traitant sous la signature du service administratif et de [nom] tout en précisant la date limite pour la sélection.

III.13. Afin de vous rendre compte de la conformité de l’offre d’emploi avec le cahier de charge, vous l’examinez avec le sous-traitant avant sa diffusion.

III.14. A la réception de la liste des Agents sélectionnés accompagnée de leur profil psychotechnique et/ou des résultats des tests professionnels, le Responsable du service administratif procède à leur analyse. Il transmet ses conclusions à [nom]

III.15. Après concertation avec les services concernés, le service administratif, avec l’accord de [nom] organise les étapes suivantes :

• Accueil des candidats sélectionnés
• Interviews des candidats par une commission dont la composition dépend de l’importance de la fonction (voir la conduite des interviews). Les membres permanents sont le service administratif et le service concerné et éventuellement un représentant de

[nom]

• Sélection finale des candidats en fonction des résultats des tests et des conclusions des interviews.

Le comité de l’APSME sera composé suivant le principe sus-évoqué.

• Accueil des candidats retenus est fait par le service administratif, le service concerné et éventuellement un membre de [nom] (selon le niveau des candidats).
• Elaboration du programme d’intégration (présentation, cursus, formation et période probatoire) + rapport et évaluation à chaque étape par le service administratif et le service concerné.
• Procédures administratives à suivre
• Examen médical
• Contrat (+ période d’essai)
• Immatriculation : APSME
• ONEM

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• Impôt
• INSS
• Badge
• Actualisation fichiers.

INSTRUCTION N° IV

CONTENU DU DOSSIER INDIVIDUEL DU PERSONNEL

Le dossier contient les fardes suivantes :

Farde contenant les documents obligatoires :

• la demande d'emploi ou lettre de motivation ;
• le curriculum vitae ;

-Attestations de service rendu des anciens employeurs

• l’attestation de naissance ;
• l’attestation d'état-civil ;
• l’attestation de bonne conduite, vie et mœurs ;
• l’extrait du casier judiciaire ;
• l’attestation d'identité complète ;
• le certificat d'aptitude physique ;
• la copie du diplôme ;
• la copie du contrat de travail ;
• l’accusé de réception du règlement de l’Organisation.

Farde contenant les différentes correspondances :

• demandes de congés,
• repos médicaux,
• fiches de cotation,
• avancement de grades,
• mutations,
• sanctions,
• etc.

Farde contenant :

• les bulletins de paie ;
• autres documents relatifs à la rémunération,

Les autres documents individuels sont conservés soigneusement dans un endroit dont l'accès est exclusivement réservé au seul Administrateur et /ou RH de APSME.

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ARCHIVES DU PERSONNEL

Les responsables des Ressources humaines doivent s’assurer que :

• Tous les renseignements d’ordre privé concernant le personnel sont classés dans un dossier confidentiel rangé dans un meuble fermé à clé et dans un endroit sûr.
• Seules les personnes pouvant justifiées légitimement des raisons pour consulter un dossier seront autorisées à le faire.
• En vertu de la Loi sur la protection des données, toute information fournie { propos d’un individu (y compris les recommandations) ne doit être divulguée qu’{ la demande de la personne concernée. Partez du principe que tous les renseignements peuvent être mis { la disposition de l’individu concerné.

Section 3. LES MODALITES DE TRAVAIL

3.1. Emploi des parentés

APSME ne permet pas l’emploi de parentés pour travailler sous la supervision directe ou indirecte quelles qu’elles soient.

3.2. Conditions d’emploi

En acceptant l’emploi de l’APSME, l’individu accepte d’exécuter toutes les tâches qui lui sont assignées et de remplir les conditions exigées du poste ainsi que ses principes. La lettre d’engagement précisera :

• la date de début d’emploi,
• le salaire de base mensuel,
• titre de poste,
• durée de contrat et,
• d’autres conditions particulières relatives { l’emploi.

Les termes d’Accord du programme ou Projet et du présent manuel de Gestion seront pris en considération avant toute autre intervention appuyée par la législation du travail du pays.

3.3. L’embauche, la probation et la gestion de contrats

Le personnel est régi par un contrat de travail. Tous les contrats doivent être signés par [nom] ou la Direction [nom] de l’organisation ou son délégué. Chaque nouvel employé, { l’exception des ouvriers, des temporaires et les employés à temps partiel seront soumis { une période d’essai d’au moins 3 mois. Si l’évaluation de performance { la fin de cette période s’avère non-satisfaisante, l’employé peut se voir accordé l’extension d’une période d’essai allant jusqu’{ six mois pour lui permettre d’améliorer sa performance. Toutefois, la période d’essai ne peut pas excéder six mois. Les employés en période d’essai peuvent résilier leurs contrats ou alors leurs contrats peuvent être résiliés selon les conditions prévues par la loi du pays.

Au terme de cette période, Responsable Administratif ou RH en collaboration avec le supérieur hiérarchique du personnel procéderont à l'évaluation de

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l'employé. Si les résultats sont jugés insatisfaisants, une lettre de remerciement lui sera adressée. Les employés seront informés par écrit des résultats de leur période d’essai.

La gestion des contrats est sous la responsabilité du Service Administratif Ou RH

APSME. Les contrats de travail sont à durée déterminée (CDD), en général pour 6 mois ou une année, et peuvent être renouvelés annuellement. Tout employé ayant signé un contrat à durée déterminée (CDD) lié à un programme et/ou projet, à la fin du contrat si le programme ou le projet connaît de prolongation, son contrat peut aussi connaître de modification et il lui sera notifié un avenant au contrat suivant le temps de la prolongation du programme et/ou du projet et cela ne signifierait en aucun cas un nouveau contrat. De même tout employé ayant signé plus de 3 contrats dans les programmes et/ou projets différents et ayant subi un test de sélection pour son réengagement dans l’autre programme ou projet, en aucun cas son réengagement ne peut être considéré comme un contrat à durée indéterminée (CDI).

Chaque employé doit lire et comprendre le Manuel de procédures de gestion dont une copie sera mise à la disposition de tous au bureau de la Réception pour consultation.

3.4. Orientation du personnel

L'accueil et l'orientation d'un nouvel employé dans la structure de l’APSME ne devraient pas être considérés comme une simple formalité. Tous les nouveaux employés bénéficieront d’une période d’orientation pour leur permettre de se familiariser avec l’Organisation, ses structures, son approche de collaboration avec les partenaires, leur travail, l’environnement dans lequel ils vont travailler, ainsi que sur APSME. La durée et l’étendue de l’orientation seront déterminées par la nature et les circonstances particulières du travail. En tout état de cause, cette durée ne peut pas dépasser trois mois. En plus de faciliter son intégration, cette procédure permet à l'employé d'avoir un aperçu général sur l'organisation et sur son rôle. Aucun effort ne sera épargné pour mettre { l’aise les nouveaux employés et les faire se sentir membres d’une même famille APSME.

Syndicat/Association du personnel

Les employés sont encouragés à créer des associations de personnel pour faciliter la communication. Un accord officiel doit être signé entre l’association du personnel et APSME pour que l’organisation puisse reconnaître officiellement l’existence de l’association du personnel ou du syndicat.

Tous les employés sont incités à faire connaître collectivement leurs opinions à la direction par l’intermédiaire d’une association de personnel ou d’un syndicat reconnu et ce conformément à la loi en vigueur en RDC.

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3.5. Différentes catégories des employés

3.5.1. Employés réguliers

Un employé régulier est un employé déjà confirmé comme tel après une période d’essai bien réussie. APSME considère comme employé régulier :

L’employé ayant signé un CDI

L’employé ayant signé un CDD

3.5.2. Employé en période d’essai

Un employé en essai est un employé engagé mais qui n’a pas encore complété la période d’essai. La durée de la période d’essai est celle prévue par la loi et peut être reconduite une fois. La période d’essai varie de :

• 6 mois pour les cadres supérieurs et agents sans expérience dans les programmes
• 3 mois pour les chefs de services ou départements avec expérience
• 3 mois pour les autres agents

3.5.3. Employé à contrat

Un employé à contrat est un employé qui doit exécuter des tâches spécifiques pendant une durée bien déterminée.

3.5.4. Employé temporaire

Un employé temporaire est un employé qui a été engagé pour une courte durée de moins de six mois ou pour des tâches qui doivent prendre fin pendant une période spécifique et limitée. Un employé temporaire peut remplacer un employé régulier ou à contrat qui est en congé (congé de maternité, congé annuel, etc.).

Les employés temporaires ne reçoivent pas d’avantages { la fin de leur contrat.

3.5.5. Employé Bénévole

Un employé Bénévole est celui exécute certaines taches lui confiées par l’organisation sans toutefois espéré à une rémunération quelconque.

Dans tous les cas ci-dessus évoqués :

Aucun recrutement ne peut s’effectuer sur une base rétroactive.

Une autorisation médicale doit être délivrée par un Médecin agréé du Gouvernement pour tout contrat d’une année et plus.

Les principes suivants doivent être rigoureusement observés lors de tout recrutement :

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• La concurrence :

Elle recommande de faire appel à un large éventail de candidats avec les qualifications requises et d’identifier le meilleur postulant qui répond à la définition du poste à pourvoir.

• La transparence :

Les renseignements, y compris les critères de sélection, doivent être fournis intégralement et équitablement à tous les candidats ; un comité de recrutement doit être également mis en place.

• L’équité selon le genre :

Compte tenu de la sous-représentation féminine dans différents types d’emplois, à qualification égale, la priorité est donnée aux candidatures féminines.

Le bureau de l’APSME n’assure aucune exonération, ni remboursement des impôts. Par contre, le bureau doit s’impliquer pour s’assurer de la régularité dans l’application des dispositions sociales et fiscales en vigueur dans le pays.

3.6. La période de stage

Le Stage est de six mois pour un cadre ou agent sans expérience dans les programmes ;

l'essai est de trois mois pour un cadre ou agent avec expérience dans les programmes ;

à la fin du stage, le candidat :

• fournit un rapport de stage,
• avis du Chef du service utilisateur, soumission du dossier au Coordinateur et/ ou Directeur National pour décision de titularisation, reconduction du stage ou stage non concluant.

3.7. Horaire de travail

Les heures de travail sont fixées par le Coordinateur et/ ou Directeur national de l’APSME, la durée hebdomadaire du travail, fixée à 40 heures est effectuée pendant 5 jours ouvrables du lundi au vendredi inclus. La durée quotidienne de travail est de 8 heures.

3.8. Heures supplémentaires

Les heures supplémentaires sont autorisées et fixées par le Coordinateur et/ ou Directeur National de la APSME. Toute heure supplémentaire ouvre droit à une indemnité et ou repos compensatoires calculés selon la réglementation en vigueur. Les heures supplémentaires effectivement travaillées font l'objet d'une déclaration par l'employé avant toute mise en paiement. Le Personnel

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d'encadrement ou de direction ne perçoit pas l’indemnité pour les heures supplémentaires prestées.

Section 4. PROCEDURE DE FORMATION DU PERSONNEL

L’APSME encourage son personnel à améliorer ses connaissances. Le personnel peut bénéficier des formations offertes aux partenaires dans le cadre de l’organisation. Compte tenu des budgets, on favorisera l’apprentissage dans la tâche ou la participation à des séminaires prévus pour les partenaires dans le cadre de l’organisation.

4.1. Objectif de la formation

La formation a pour objectif de maintenir et de développer les compétences du personnel.

L’APSME doit se doter régulièrement de programme de développement de ressources humaines qui comprend aussi bien la formation, les échanges d’expériences que la documentation.

4.2. Principes de la formation

En tant qu’outil de la gestion des Ressources humaines, la formation doit être organisée pour répondre à un besoin réel de formation. Ce besoin peut être détecté par l’agent lui-même et ou par sa hiérarchie ;

La formation doit permettre l’adaptation de l’agent à tous les changements qui interviennent dans l’organisation du fonctionnement de l’APSME (évolution ou modification des postes et fonctions). Le besoin peut aussi provenir de l’innovation de la technologie ;

La formation doit être donnée pour répondre à un besoin immédiat afin d’éviter la dilution des connaissances acquises ;

La formation doit répondre au besoin du cursus de tout agent appelé à évoluer dans l’APSME.

4.3. Types de formation

4.3.1. Formation Interne

• Ce sont des formations théoriques sous forme de séminaire, atelier, forum…,
• C’est aussi la formation pratique sur le terrain (accompagnement technique etc.)

4.3.2. Formation extérieure

Ce sont des formations qui ne peuvent pas être données en interne et pour lesquelles, la CCA recourt à l’expertise externe. Ici, les termes de référence doivent être clairement définis pour permettre à l’organisation de bien préparer la formation et d’évaluer l’action de ladite formation.

4.4. Organisation de la formation

L’organisation de la formation doit suivre le schéma suivant :

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identification des agents à former ;

Détection des besoins ;

Evaluation des besoins ;

Elaboration, mise en œuvre du plan de formation budgétisé ;

Suivi et évaluation des actions organisées ;

Rapport de suivi ;

Statistiques de formation (ratio personnel, sessions, fréquences…) ;

exiger au retour de la formation une attestation d'évaluation ;

Mise à jour des fichiers du personnel.

4.5. Lieu d’organisation

Les activités ad hoc peuvent être organisées sur place ou à l’extérieur de bureau de l’APSME.

4.6. Avantages de l’employé en formation

Pendant la période de formation, l’employé(e) bénéfice de son traitement et des avantages sociaux acquis comme en temps normal.

Section 5. LA GESTION LOGISTIQUE

Cette partie du Manuel des procédures de Gestion comprend les éléments suivants :

• Le processus d’approvisionnement
• Les inventaires
• La gestion du véhicule
• L’entretien des équipements
• La cession des équipements

5.1. Le Processus d'Approvisionnement

5.1.1. Généralités :

Cette section traite des procédures à suivre pour l'acquisition de biens, fournitures ou services telles que planifiées dans les propositions budgétaires. La procédure utilisée est habituellement celle de bon de commande.

5.1.2. Objectifs :

Le système de contrôle interne sur l'approvisionnement en biens et services vise la fourniture de matériaux, matériels et services sous les conditions les plus favorables et ce, dans les meilleurs intérêts pour l’Organisation, en égard aux règlements et lois en vigueur. Il a également comme objectifs d'assurer :

Que les commandes sont passées par les personnes habilitées pour évaluer et juger de la nécessité des achats auprès de fournisseurs offrant les meilleures conditions.

Que les achats effectués n'excèdent pas l'engagement budgétaire.

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Que les biens et services sont conformes aux commandes quant à leur quantité, qualité et leur prix.

Que les achats sont effectués dans le respect des normes de l’APSME.

5.1.3. Modalités

Pour tout achat l’expression des besoins doit être exprimée par le service utilisateur par le biais d’une requête dûment approuvée par [nom] ou Direction [nom] de l’APSME. Cette dernière doit s’assurer que la demande formulée cadre avec le programme de travail, et contribue directement ou indirectement à la réalisation des objectifs du Programme et/ou Projet.

• Pour tout achat dont la valeur se situe entre 0 { 500 dollars USD, l’achat direct peut être fait et on doit s’assurer d’obtenir au moins une facture pro- forma.
• Pour les achats d’un montant compris entre 501 et 1 000 $USD, il est nécessaire d’obtenir au moins 3 factures pro forma. On retiendra le fournisseur le moins disant tout en préservant les critères de qualité, prix et service après-vente ;
• Pour les achats compris entre 1 001 $US et 10 000 $US, la procédure suivante doit être respectée :

Lancement d’une consultation auprès d’au moins 3 fournisseurs.

La même demande de prix doit être adressée à tous les fournisseurs, avec mention de toutes les informations nécessaires dont : Quantité, nature, prix, performance, délai de livraison, garantie, etc… ;

Envoi de la demande de prix aux fournisseurs par courrier contre décharge. La date limite de réception des offres doit être clairement mentionnée sur la demande de prix envoyée au fournisseur ;

Les offres reçues doivent être examinées dans les meilleurs délais, le prix n’étant pas l’unique critère de sélection. Les performances, les garanties, la disponibilité sont autant de critères déterminants si la différence entre les offres est inférieure { 15%. L’offre retenue doit être approuvée par une commission de passation de marché composée du Coordonnateur ou du Directeur Pays, du Chargé de finances, des Chargés de projets et de la logistique ;

Un bon de commande signé par le Coordonnateur ou Directeur

Pays doit être transmis au fournisseur retenu. Ce bon de commande doit faire référence { la demande et { l’offre de prix. Il doit également mentionner la quantité, le prix unitaire, le prix

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total et éventuellement la remise accordée par le fournisseur. Le bon de commande doit également mentionner l’adresse { laquelle les biens commandés doivent être livrés.

Pour les achats supérieurs à 10 000 $US, la procédure suivante doit être respectée :

Lancement d’une consultation la plus large possible. Les offres reçues doivent être sous plis fermés et porter la mention « Ne pas ouvrir : offre de prix pour …….. ». La date limite de réception des offres doit être clairement mentionnée sur la demande de prix envoyée au fournisseur, et toute offre de prix reçue après cette date doit être automatiquement rejetée et le fournisseur concerné informé par écrit ;

Ouverture d’un dossier spécial contenant la demande de consultation, la liste des fournisseurs contactés, la lettre d’accompagnement de l’offre de prix des fournisseurs et toute autre pièce jugée importante ;

Les offres reçues doivent être dépouillées et analysées par une commission de passation de marché composée du Coordonnateur ou Directeur Pays, du Chargé de Finances, des Chargés de projets et de la logistique. La commission de passation de marché ouvre les offres et les examine selon les critères préétablis. Chaque page de l’offre doit être paraphée par les membres de la commission. Les offres doivent être classées par ordre de pertinence et un rapport de dépouillement assorti des recommandations doit être dressé et signé par les membres de la commission ;

Le fournisseur doit être informé par écrit que son offre n’a pas été examinée en raison de la date limite retenue, pour les cas des soumissionnaires qui vont déposer après le délai

Les autres fournisseurs qui ne sont pas sélectionné après attribution du marché doivent également être informés de leur non sélection

Un bon de commande signé par le Coordonnateur ou le Directeur

Pays doit être transmis au fournisseur retenu. Ce bon de commande doit faire référence { la demande et { l’offre de prix. Il doit également mentionner la quantité, le prix unitaire, le prix total et éventuellement la remise accordée par le fournisseur. Le bon de commande doit également mentionner l’adresse { laquelle les biens commandés doivent être livrés.

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Pour les offres qui requièrent des spécificités techniques, il est important d’adjoindre à la commission un technicien dans le domaine.

• En même temps que s’effectue la livraison des biens, le fournisseur doit remettre l’original d’un Bon de Livraison qui mentionne l’ensemble des biens livrés. Une commande peut faire l’objet de deux ou plusieurs Bons de livraison si cette livraison est étalée dans le temps. Le Coordinateur ou Directeur pays ou toute autre personne concernée par cette acquisition doit signer le bon de livraison suivi de la mention « Conforme au Bon de Commande N°… du…. ». Le bon de livraison doit être dans les dossiers du projet et une copie signée doit être remise au fournisseur. L’agent payeur ne peut en aucun cas signer un bon de livraison.
• Une copie du bon de livraison signée doit être attachée à la facture finale transmise pour paiement. Les prix mentionnés sur la facture doivent être identiques { ceux mentionnés dans l’offre de prix et dans le bon de commande.

Toute modification doit faire l’objet de l’accord préalable et justifié du projet.

• Le service financier de l’APSME procède au paiement de la facture après vérification de la conformité avec le bon de commande, et le bon de livraison.

Toute facture soumise au paiement doit porter les coordonnées du fournisseur, la date d’envoi, le N° du compte courant bancaire, le N° du registre du commerce et le cachet du fournisseur. Les articles et les prix ne doivent être ni rayés ni surchargés. L’utilisation des effaceurs est strictement interdite.

• Le responsable administratif ou chargé des achats du projet doit ouvrir un dossier spécial pour les achats dont le montant est supérieur à dix mille dollars.

La demande de consultation, la liste des fournisseurs contactés, la lettre d’accompagnement { l’offre de prix des fournisseurs et toute autre pièce jugée importante doit être classée dans ce dossier.

• Les procédures de commande, de réception et de paiement demeurent les mêmes que celles d’un achat de plus de mille dollars. Cependant, il est envisageable d’accorder des avances au fournisseur lui permettant de livrer la commande dans les meilleurs délais. Le pourcentage des avances à payer au moment de la signature du contrat est de 25 %, le reste à la fin du contrat, après certification de services rendus satisfaisants.
• Les exceptions à la compétition sont les suivantes :

Les achats inférieurs à 1,000 USD

L’inexistence de marché compétitif ou non-disponibilité du produit ;

Les besoins de standardisation ;

L’Accord de coopération avec les fournisseurs ;

Le résultat non satisfaisant de l’appel d’offres dans un délai raisonnable.

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Un plan d’approvisionnement devrait être élaboré dès le début de chaque programme et projet. C’est un document présenté sous forme de tableau et qui regroupe toutes les informations relatives au planning d’approvisionnement au cours d’une période donnée. L’intérêt d’avoir ledit planning est de pouvoir gérer rationnellement les ressources disponibles (temps, finances), réaliser une économie d’échelle, préciser les actions { prendre et faciliter le suivi.

Le critère de la soumission la plus basse est d’abord retenu pour le choix du fournisseur. Cependant, au cas où ce fournisseur n’offrirait pas le niveau de qualité requis ou la garantie de service après-vente adéquat, ce critère pourrait être reconsidéré.

Les achats en source unique (sans appel à la concurrence) devront être justifiés au dossier d’achats. Le Chargé des achats devra tenir { jour un dossier des marchés d’achat et de services connexes. Ce dossier devra contenir tous les documents relatifs { chacune des transactions, c’est-à-dire, la réquisition d’achat, les demandes de soumissions, les soumissions téléphoniques ou écrites, les contrats ou ordre d’achats, les factures, les bordereaux de livraison ainsi que tout autre document pertinent.

Le processus d’approvisionnement et le respect des normes et procédures relèvent de la responsabilité du Chargé des achats et de la personne chargée d’approuver ce processus. Les achats doivent être approuvés par la

[nom] ou la Direction pays de l’APSME.

5.1.4. Gestion des contrats

Il existe certains travaux ou services dans APSME qui pour être exécuté exigent certaines exigences en occurrence les documents (Contrats) et les procédures de sélection

5.1.5. Les services contractuels

Les services contractuels consistent en services de grande valeur pour lesquels, il faut signer un contrat. Le plafond en ce qui concerne la valeur considérée matérielle doit être fixé à 200$ US (Deux cent dollars américains) ou son équivalent en monnaie locale.

Les services contractuels sont les suivants :

• Abonnement téléphone,
• Abonnement { l’Internet,
• Abonnement aux services de PTT et d’envoi courrier,
• Service de gardiennage,
• Service de consultance et assistance juridique
• Service d’entretien et réparation des locaux,
• Service de maintenance des outils informatiques
• Loyer,
• Service de Garage,

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• Location véhicules …

Pour l’approvisionnement des services contractuels, les étapes { suivre sont les suivantes :

Appel d’offres ;

Soumission et réception des offres ;

Evaluation et sélection du fournisseur ;

Signature de contrat ;

Exécution Du contrat ;

Vérification de l’exécution du contrat ;

Facturation et paiement.

5.1.6. Appel d’offres

APSME procède { l’appel d’offres { tout moment où la valeur du service { offrir est supérieure à 10 000$ US ou son équivalent en monnaie locale. Quand la valeur est inférieure à 10 000 $ US, on procède à la sélection des fournisseurs à partir des factures pro forma

• Appel d’offres restreint

On invite les fournisseurs présélectionnés dont les capacités sont connues. Cela donne l’avantage de minimiser le temps qui aurait été passé { traiter de nombreuses offres.

• Appel d’offres non restreint

On fait un appel d’offres public. L’avantage avec cette méthode est que l’organisation se donne un grand choix de fournisseurs.

5.1.7. Soumission et réception des offres

• Les soumissionnaires doivent présenter leurs offres dans les délais prescrits.
• Réceptionner des offres selon les modalités établies en la matière y compris l’enregistrement officiel au moment d’arrivée par le service administratif et /ou logistique.
• Un accusé de réception devrait être fourni à chaque soumissionnaire.

5.1.8. Evaluation des offres et sélection de fournisseur

Evaluation

Le comité composé de 3personnes tout au moins et de 5personnes tout au plus sera chargé de l’évaluation des offres (Cotation) qui doit se faire en fonction de :

• la qualité,
• prix,
• la quantité,
• L’échéance ;
• La disponibilité,
• L’expérience

Les scores doivent être documentés systématiquement par le comité de Cotation.

Sélection

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Le fournisseur retenu doit être celui qui gagne le plus des notes dans l’évaluation.

5.1.9. Signature de contrat

Le Coordinateur et/ou Directeur Pays invite le fournisseur retenu à signer le contrat qui spécifie entre autres :

Les parties contractantes ;

Le travail à exécuter, Le délai d’exécution ;

Le montant du marché ;

Les responsabilités de chaque partie, y compris la clause de recours en justice en cas de litige;

La validité du contrat ; et Les modalités de paiement.

5.1.10. Exécution du contrat

La mission ou le service est exécuté en conformité avec les dispositions du contrat.

5.1.11. Vérification de l’exécution du contrat

Le service logistique en collaboration avec le projet ou programme bénéficiaire de l’APSME est chargé du suivi de l’exécution du contrat pour vérifier la conformité du fournisseur aux dispositions du contrat.

5.1.12. Facturation et paiement

A la réception de la facture, le service des achats après certification de la facture par le projet ou programme bénéficiaire transmet le dossier aux Finances afin de procéder au paiement par chèque ou Virement.

En aucun cas les services contractuels ne peuvent être payés par la petite caisse sauf si ce paiement doit s’effectuer l{ où APSME n’a pas des comptes bancaires et dont les institutions bancaires sont quasi inexistantes.

5.2. La Gestion des Stocks

Il s'agit de la manière de gérer et d’administrer les biens matériels entrant dans le cycle des activités des programmes de L’APSME pour être consommés à la première utilisation. Ils doivent appartenir à APSME, et celui-ci doit en être propriétaire au moment de l'inventaire, ce qui signifie en particulier que peuvent être compris dans les stocks les produits en cours d'acheminement ou reçus, mais dont La facture n'a pas été comptabilisée, et à l'inverse doivent être exclus les produits qui ont été livrés aux projets ou aux partenaires.

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5.2.1. La gestion des stocks

L'objectif de la gestion des stocks est de réduire les coûts de possession

(stockage, gardiennage) et passation des commandes, tout en conservant le niveau de stock nécessaire pour éviter toute rupture de stock, pouvant entraîner un arrêt des activités du programme. Pour cela, le logisticien de APSME devra suivre des indicateurs précis et contrôler le mieux possible les mouvements des stocks et leur état réel.

5.2.2. Gestion extra comptable des stocks

La gestion physique des stocks de fournitures ou consommables est faite par le gestionnaire des stocks de façon extra comptable sur des fiches de stocks, c'est à-dire que les stocks sont considérés comme consommés dès leur acquisition et imputés tant en comptabilité générale qu'en comptabilité analytique en conformité avec la destination prévue lors de leur commande.

5.2.3. Changement de destination

En cas de livraison à des bénéficiaires autres que ceux prévus lors de la commande dans des proportions différentes de celles prévues, une régularisation de la destination analytique devra être réalisée et supportée par un PV exprimant le besoin urgent ou le motif d’une nouvelle affectation.

5.2.4. Les indicateurs de gestion des stocks

Pour une bonne maîtrise de ses stocks, le Projet doit utiliser différents indicateurs de gestion des stocks:

Stock de sécurité : c'est la quantité en dessous de laquelle il ne faut pas descendre.

Stock d'alerte : c'est la quantité qui détermine le déclenchement de la commande en fonction du délai habituel de livraison.

Stock minimum : c'est la quantité correspondant à la consommation pendant le délai de réapprovisionnement, donc stock minimum = stock d'alerte - stock de sécurité.

Stock maximum qui est fonction d'espace de stockage disponible, mais aussi du coût que représente l'achat par avance du stock

5.2.5. Les documents de gestion des stocks

Pour un bon suivi des mouvements de stocks, l’organisation doit utiliser des documents normalisés :

Fiche de demande / suivi des achats ;

Bons de commande ;

Bon d'entrée magasin ;

Fiches de stocks ;

Bordereau de sortie magasin.

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5.2.6. La gestion physique

La gestion physique des stocks repose sur les parties matérialisées suivants :

La demande d'achats de biens ou service (Réquisition)

Bon d’achat ;

Procédure d’acquisition ;

Réception et facturation du fournisseur ;

Livraison par le vendeur ou fournisseur ;

Réception par le service logistique.

5.3. Les inventaires

Les biens durables de l’organisation doivent être judicieusement utilisés et entretenus par les utilisateurs; ils demeurent la propriété de l’organisation. Les biens durables sont définis comme des actifs physiques, avec une durée de vie supérieure à une année, un coût supérieur à 100 USD et ne sont pas consommables.

Les biens durables sont inventoriés lors des achats et annuellement au mois de mars, en fin d'année financière. L'inventaire ou Registre des immobilisations doit être mis { jour au mois de mars en fin d’année financière.

Le fichier est classé dans les dossiers correspondants pour vérification éventuelle.

Cet inventaire est réalisé par le service de la logistique. Tous les inventaires sont vérifiés par le Responsable Administratif et financier et en fin de compte validés et signés par le coordinateur et/ou Directeur Pays. Il arrive souvent pour raison de contrôle que l’inventaire soit fait chaque trois mois. Cependant les fiches de stock sont toujours mises { jour et en cas d’incohérence on passe au comptage physique.

Dans le cas où le matériel est devenu vétuste, obsolète ou dont le coût de réparation est plus que disproportionné à son usage réel, une proposition de disposition est faite par l'équipe de l’organisation, avec approbation de la

[nom] ou Directeur Pays.